Введение
Деятельность любой коммерческой организации направлена на получение максимальной прибыли. В отношении этого одними из самых весомых являются затраты. Прибыль невероятно сильно подвержена влиянию такого показателя, как затраты. Вместе с тем формирование затрат – сложный и объемный элемент в системе бизнес-процессов любой организации, который продиктован самой экономикой. Оптимизация затрат является непрерывным процессом, требующим внимательного анализа и внедрения различных методов. Компании, которые активно занимаются оптимизацией своих затрат, могут значительно повысить свою конкурентоспособность, улучшить финансовые результаты и обеспечить устойчивый рост. Важно помнить, что оптимизация затрат не должна негативно сказываться на качестве продукции или услуг, поэтому необходимо находить баланс между снижением затрат и поддержанием высокого уровня обслуживания клиентов с использованием бизнес-процесса. Одним из ключевых направлений оптимизации бизнес-процессов является совершенствование методов управленческого учета и контроллинга, интегрированных в общую систему менеджмента высшего руководства предприятий и организаций. В этом контексте правильно организованный учет затрат играет важную роль, позволяя компаниям оперативно контролировать и анализировать свои расходы, определять эффективность процессов и принимать обоснованные управленческие решения [1, 2]. Усовершенствование бизнес-процессов становится важной составляющей для успешного развития компании.
Цель исследования – усовершенствование бизнес-процесса путем оптимизации затрат компании.
Материалы и методы исследования
Теоретической и методологической основой послужили труды ученых по вопросам оптимизации затрат компании. Для достижения поставленной цели был использован массив данных, который основывался на нормативно-законодательных актах РФ по вопросам исследуемой проблематики; результатах аналитических, обзорных и специализированных отчетов о показателях эффективности организаций в РФ; эмпирических сведениях, полученных в результате проведенных исследовательских работ; информационных ресурсах всемирной сети Интернет, а также данных авторской обработки результатов.
Результаты исследования и их обсуждение
Управление бизнес-процессами предполагает регулярную их оптимизацию и улучшение, замену новыми, более эффективными, модернизацию, применение новых управленческих технологий. Необходимость постоянного совершенствования бизнес-процессов обусловлена тем, что один и тот же процесс не может оставаться неизменным на протяжении длительного периода времени. Поэтому при применении процессного подхода необходимы новые подходы к поиску «узких» мест и совершенствованию бизнес-процессов [3].
Рассмотрим практику применения обобщенного вида бизнес-процесса, который представлен каждой стороной функционального блока и имеет свое назначение. В качестве вводного материала выступают финансовые средства, данные о начислении заработной платы и объект основных средств, используемых для достижения результата (рис. 1).
Стрелки управления в верхней стороне рис. 1 определяют соответствие деятельности законодательству РФ, а именно общепринятым нормам и стандартам, к которым относятся ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения», ФСБУ 6/2020 «Основные средства», ФСБУ 5/2019 «Запасы» [5, 6]. Управление подразумевает закономерности, нормы и стратегии, оказывающие непосредственное влияние на бизнес-процессы компании [7].
Исходящие стрелки обозначают результат бизнес-процесса. Выходом является продукт, получаемый в результате последовательного выполнения бизнес-процессов компании. В данном случае на выходе отражаются первичные документы в 1С; различные отчеты по счетам бухгалтерского учета; электронный документ «Модернизация ОС»; акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма ОС-3). Стрелка ресурсов в нижней стороне диаграммы обозначает то, при помощи чего выполняется бизнес-процесс. В данном бизнес-процессе задействован персонал, который состоит из бухгалтера и методиста. Также для выполнения бизнес-процесса используется «1С: Бухгалтерия 8.3» – программа для автоматизации бухгалтерского и налогового учета [8].
Проанализируем данный процесс путем разложения блоков на управляемые подпроцессы, которые включают четыре основных процесса деятельности компании по учету основных средств и запасных частей:
1. Приобретение запасных частей для модернизации ОС.
2. Передача запасных частей в монтаж.
3. Отражение работ по модернизации ОС собственными силами.
4. Оприходование изъятых б/у (бывших в употреблении) запасных частей.
Каждый из предложенных подпроцессов разделяется на более мелкие операции. Произведем декомпозицию процесса оприходования изъятых б/у запасных частей на рис. 2.
Рис. 1. Бизнес-процесс «Учет основных средств и запасных частей при модернизации». Источник: составлено авторами по [4]
Рис. 2. Декомпозиция процесса оприходования изъятых б/у запасных частей. Источник: составлено авторами
Декомпозиция процесса оприходования изъятых б/у запасных частей состоит из четырех блоков:
1. Создание электронного документа «Операция, введенная вручную».
2. Определение количества б/у запасных частей.
3. Определение места хранения б/у запасных частей.
4. Определение стоимости б/у запасных частей.
Процесс находится под управлением первоначальных механизмов и ресурсов [9]. Входящая стрелка в этот бизнес-процесс предполагает акт демонтажа изъятых б/у запасных частей. Этапы данного бизнес-процесса регулируются ФСБУ 5/2019 «Запасы». Во всех этапах в качестве ресурсов выступает бухгалтер и 1С: Бухгалтерия 8.3, методист участвует только в первом и последнем этапах рассматриваемого бизнес-процесса [10]. В качестве результата на выходе получаем первичные документы в 1С и отчеты по счетам бухгалтерского учета.
В ходе проведенного анализа были выявлены недочеты на этапах бизнес-процесса «Учет основных средств и запасных частей при модернизации». Проблемы, связанные с оприходованием изъятых б/у запасных частей, отнимают рабочее время сотрудников из-за того, что этот процесс выполняется «Операцией, введенной вручную», явно прослеживается неудобство, связанное с действиями вручную. К тому же на данный момент высок риск человеческого фактора, так как все операции вручную требуют особой внимательности от человека, высок риск совершения ошибки. Это особо вероятно при вычислении стоимости изъятых б/у запасных частей, так как бухгалтер вычисляет стоимость самостоятельно, а потом заносит готовый результат в систему. Вариант ввода вручную применяется в случаях, когда в прикладном решении нет документа, автоматизирующего отражение необходимой хозяйственной операции, как и в данном случае. «Операция, введенная вручную» создает только бухгалтерскую запись и не создает движения по регистрам. Такая возможность присутствует, но бухгалтер также вручную должен выбирать регистр, по которому необходимо осуществить движение, однако нужные регистры для этого могут быть недоступны.
Данная модель требует модернизации путем совершенствования имеющейся «1С: Бухгалтерии 8.3», это позволит добиться необходимой цели, а именно оптимизации затрат.
Для улучшения данного бизнес-процесса предлагается провести усовершенствование документа «Модернизация ОС», перенести все необходимые этапы оприходования изъятых б/у запасных частей из «Операция, введенная вручную» в документ «Модернизация ОС». В качестве прототипа для совершенствования документа «Модернизация ОС» авторами предлагается взять документ «Списание ОС». В документе «Списание ОС» на данный момент осуществлено оприходование оставшихся материалов после списания основного средства и автоматический расчет их стоимости, что может послужить примером для создания возможности оприходования запасных частей в документе «Модернизация ОС». В усовершенствованном документе «Модернизация ОС» можно будет заполнять количество изъятых б/у запасных частей, выбирать склад, на котором они будут храниться, а также, после заполнения всей необходимой информации, автоматически будет рассчитываться их стоимость, что позволит сократить время работы над процессом «Оприходование изъятых б/у запасных частей», исключить человеческий фактор, а соответственно, ошибки, которые сотрудник может совершить из-за невнимательности.
Таким образом, усовершенствованный бизнес-процесс «Оприходование изъятых б/у запасных частей» представлен на рис. 3.
На рис. 3 видно, что уменьшилось число бизнес-процессов, входящих в «Оприходование изъятых б/у запасных частей». В связи с усовершенствованием получилось три бизнес-процесса, а именно:
1) открытие электронного документа «Модернизация ОС»;
2) определение количества изъятых б/у запасных частей;
3) определение места хранения б/у запасных частей.
Бизнес-процесс «Определение стоимости б/у запасных частей» теперь отсутствует, так как стал полностью автоматическим.
Также из бизнес-процесса «Оприходование изъятых б/у запасных частей» исключен методист в качестве ресурса. Бухгалтеру больше не требуется консультация методиста, так как все действия стали простыми и автоматизированными. Остальные стрелки на диаграмме остались неизменными.
Соответственно, благодаря изменениям в бизнес-процессе «Оприходование изъятых б/у запасных частей», составной части бизнес-процесса «Учет основных средств и запасных частей при модернизации», авторы усовершенствовали рассматриваемый крупный бизнес-процесс «Учет основных средств и запасных частей при модернизации».
Рис. 3. Модернизированный процесс оприходования изъятых б/у запасных частей. Источник: составлено авторами
Таким образом, бизнес-процесс был графически проиллюстрирован, разработан усовершенствованный бизнес-процесс «Оприходование изъятых б/у запасных частей», который является подпроцессом «Учета основных средств и запасных частей при модернизации». Благодаря данному улучшению произошло совершенствование бизнес-процесса «Учет основных средств и запасных частей при модернизации».
Основные средства и все, что с ними связано, являются ключевым элементом каждой организации [11]. Так как они определяют материально-техническую базу, техническую подготовленность, напрямую влияют на работу компании, в любой корпоративной информационной системе этой области необходимо уделять особое внимание [12].
Для организации также важно, сколько финансов она затрачивает на обыденные процессы при ведении своей деятельности, такие затраты могут быть связаны и с основными средствами, и нет.
Для того, чтобы компания была конкурентоспособной и прибыльной, необходимо, чтобы в организации оперативно выполнялась работа в любом ее отделе, была высокая производительность и эффективные автоматизированные бизнес-процессы, которые заключаются в быстром и легком выполнении тех или иных задач в системе. Компании важна прибыль, на которую особо сильное влияние оказывают затраты. Поэтому важно оптимизировать затраты компании, совершенствовать корпоративную информационную систему, особенно в тех областях, которые являются основополагающими для любой организации, например, как учет основных средств.
Проблема в сфере учета основных средств, отнимающая время сотрудников на выполнение необходимых задач, существует и в корпоративной системе.
Заключение
В ходе работы были рассмотрены основные бизнес-процессы, связанные с бухгалтерской деятельностью в области учета основных средств. Таким образом, была выявлена проблема в области автоматизированного учета основных средств и запасных частей, связанная с процессом модернизации. Проблемы, связанные с оприходованием изъятых из основного средства б/у запасных частей, отнимают рабочее время сотрудников из-за того, что этот процесс выполняется «Операцией, введенной вручную», явно прослеживается неудобство, связанное с действиями вручную. Кроме того, на данный момент высок риск человеческого фактора, так как все операции вручную требуют особой внимательности от человека, высок риск совершения ошибки. Это особо вероятно при вычислении стоимости изъятых б/у запасных частей, так как бухгалтер вычисляет стоимость самостоятельно, а потом заносит готовый результат в систему. Данная проблема влияет на затраты компании. В данной работе было предложено решение для устранения соответствующих недостатков.
Разработаны и выдвинуты предложения по усовершенствованию системы «1С: Бухгалтерия 8.3», что обеспечит оприходование изъятых из основного средства запасных частей после модернизации в существующем типовом документе «Модернизация ОС».
Таким образом, предложенные рекомендации позволят повысить эффективность процесса «Учет основных средств и запасных частей при модернизации» за счет:
1. Увеличения производительности труда.
2. Повышения эффективности использования КИС.
3. Уменьшения вероятности ошибок из-за человеческого фактора.
4. Уменьшения ручных операций в работе бухгалтера.
5. Снижения трудозатрат.