В условиях цифровой экономики данные в цифровом виде становятся обязательным атрибутом производства [1], в связи с чем автоматизация бизнес-процессов документооборота компании посредством внедрения системы электронного документооборота (СЭД) позволит существенно повысить точность принятия решений [2] за счет получения, сохранения, обработки и распространения актуальной информации [3] с учетом ее стратегических приоритетов. Внедрение СЭД позволит отслеживать состояние любого документа на протяжении всего его жизненного цикла в более короткие сроки [4]. Согласно стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 гг. от 09.05.2017 г. предлагается на территории страны для обеспечения информационной безопасности и технологической независимости использование программного обеспечения российских разработчиков. В связи с чем использование СЭД на платформе DocsVision (URL: http://www.docsvision.com), включенной в 2016 г. в единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных (URL: https://reestr.minsvyaz.ru), является предпочтительным по сравнению с западными аналогами. При решении задачи выбора инструмента управления документооборотом компании методом аналитических сетей Т. Саати СЭД DocsVision предлагается в качестве лучшей альтернативы среди российских приложений данного класса [5]. В публикации В.Ф. Гапоненко отмечается положительная динамика финансовых показателей компании в результате использования СЭД DocsVision [6].
В настоящее время СЭД, в том числе СЭД на платформе Docsvision, являются ECM-ориентированными, т.е. поддерживают концепцию управления информационными ресурсами предприятия Enterprise Content Management (ECM) [7], в том числе управления документами; образами документов; веб-контентом; мультимедиаконтентом; знаниями; документоориентированным взаимодействием.
Основными принципами электронного документооборота, влияющими на точность принятия решений, являются:
- идентификация отдельного документа согласно регистрационному номеру и конкретной идентификации [8];
- аутентичность документа [9];
- движение документа по заданному жизненному циклу [10];
- параллельное заполнение полей документа для сокращения времени его движения;
- поиск документов по его атрибутам [11];
- сводные отчеты по различным атрибутам и состояниям документа.
В настоящее время основными проблемами внедрения СЭД для компаний являются высокая стоимость владения программным продуктом [13] и продолжительное время его внедрения в компанию [13], в связи с чем создание шаблона СЭД на платформе Docsvision, содержащего стандартный пакет модулей для обеспечения электронного документооборота в компаниях малого и среднего бизнеса, позволить их снизить.
Для разработки требований к шаблонному решению СЭД на платформе Docsvision были проведены обследования документооборота компаний, направленные на сбор и систематизацию информации о структуре компании, её бизнес-процессах и требований к внедряемой СЭД на основе процессного подхода, согласно стандарту ГОСТ ИСО Р 9000_2008.
Методика проведения обследований документооборота компаний включала три этапа: экспертиза; анализ бизнес-процессов; проектирование. На этапе экспертизы изучались особенности управления компанией и организации производства, номенклатура товаров и услуг, бизнес-процессы, ИТ-инфраструктура, с учетом которых создавалось коммерческое предложение с описанием возможных решений по автоматизации электронного документооборота, графиком работ и стоимостью проекта. Анализ бизнес-процессов компании, подлежащих автоматизации, и требований к системе, оформлялся протоколами по итогам встреч с заказчиком. На данном этапе проводилось моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN и диаграммы верхнего уровня [14]. На этапе проектирования разрабатывалось техническое задание на разработку СЭД.
В результате проведенного анализа документооборота компаний в области производства и торговли продукции, теплоэнергетики и государственных учреждений были выделены основные процессы, автоматизируемые в СЭД:
- Входящие документы.
- Исходящие документы.
- Служебные записки.
- Договорные документы.
- Дополнительные соглашения к договору.
- Заявки на техническую поддержку.
- Заявки на подключение к ресурсам.
- Заявки на выдачу временного пропуска.
- Заявки на выдачу постоянного пропуска.
Сценарии работы с документами выделенных процессов по принципу «Как есть» и «Как должно быть» выполнялись в программе Microsoft Visio. На рис. 1 представлено описание бизнес-процесса – Процедура обработки служебной записки по принципу «Как должно быть».
Согласно рис. 1 процедура обработки служебной записки включает следующие информационные операции. Инициатор создаёт карточку вида «Служебная записка», выбирает сотрудников в полях «Согласующий», «Подписант» и «Регистратор», далее заполняет все поля, прикрепляет к ней основной файл и отправляет документ на согласование. Согласующий открывает задание на согласование, просматривает документ и принимает решение. Если документ согласован, то документ переходит на следующий этап согласования, если в документе есть недочёты, документ отклоняется и возвращается на доработку исполнителю. При возврате документа на доработку у исполнителя есть возможность отредактировать документ и отправить на повторное согласование или отменить документ. Документ приходит на подписание сотруднику из поля «Подписант» карточки «Служебная записка» после всех согласований. Подписант открывает задание в личной папке, проверяет его и подписывает, нажав на кнопку «Подписано», если в документе есть недочёты, документ отправляется на доработку Инициатору. После подписания документ направляется Регистратору. Регистратор открывает задание, открывает карточку документа и в поле «Регистрационный номер» вписывает Внутренний номер, нажав на кнопку «Выдать номер». После выдачи номера Регистратор нажимает кнопку «Зарегистрировано», завершая задание. Поле регистрации документ идёт на рассмотрение Получателю. Получатель открывает задание и с помощью кнопки в задании создаёт резолюцию. В поле «Исполнитель» указывает исполнителя, срок и текст с заданием и отправляет документ на исполнение. Исполнитель в личной папке открывает задание на исполнение, выполняет и завершает задание, нажав на кнопку «Завершить». После успешного завершения задания процесс считается завершенным.
Сценарии работы с документами выделенных процессов по принципу «Как есть» и «Как должно быть» позволили сформировать технические требования к шаблонному решению СЭД на платформе Docsvision для эффективного управления документооборотом в компаниях. Технические требования к шаблонному решению СЭД на платформе Docsvision включают в себя:
1. Платформу «Docsvision», как основу для создания готового продукта.
2. Стандартное решение от компании «Docsvision» – «Управление документами».
3. Требования разных организаций, направленных на автоматизацию определенных бизнес-задач (Пользовательские бизнес-процессы и Пользовательские карточки).
4. Конструкторы для настройки решений:
- «Конструктор согласований» для отслеживания процесса подписания документов;
- «Конструктор карточек» для конфигурации карточек;
- «Конструктор разметок» для изменения интерфейса карточек;
- «Конструктор состояний» для описания и настройки состояний объектов;
- «Конструктор ролей» для разграничения полномочий разных пользователей системы;
- «Конструктор скриптов» для хранения и редактирования специальных сценариев (скриптов), созданных в «Конструкторе разметок»;
- «Конструктор правил нумераций» для обеспечения возможности автоматической нумерации пользовательских карточек;
- «Конструктор бизнес-процессов» для автоматизации бизнес-процессов компании на платформе Docsvision;
- «Конструктор поисковых запросов» для формирования поисковых запросов в терминах Docsvision.
На рис. 2 представлен состав шаблонного решения СЭД на платформе Docsvision.
При внедрении СЭД рекомендовано создание карточек для работы с входящими и исходящими документами, оформления служебных записок, заявок на техническую поддержку, подключения к ресурсам; на временный и постоянный пропуска, составления договора и дополнительного соглашения.
В шаблонном решении СЭД должны быть настроены справочники, позволяющие многократно использовать заранее определенные наборы данных, такие как сотрудники, контрагенты и номенклатура, а также справочники:
- ссылок, позволяющие задавать взаимосвязи между различными карточками;
- грифов для формирования грифов документов, которые указывают степень секретности сведений, содержащихся в документах;
- шаблонов для распределения обязанностей исполнителям;
- видов приёмки для выбора контроля в документах;
- типов документов;
- типов доставки документов;
- статусов контроля для постановки или снятия документов с контроля;
- типов договоров для указания вида договора в карточках договоров;
- тем заявок на ТП для выбора темы заявки на техническую поддержку;
- информационных ресурсов для определения выбора ресурса заявки на подключение к ресурсу.
В СЭД рекомендуется разделять типы папок: контейнер; стандартная; виртуальная. Папка-контейнер служит для логического объединения нескольких подпапок и не может использоваться для создания и хранения документов. В стандартной папке создаются и хранятся карточки документов, при этом для каждой папки должно быть установлено соответствующее ограничение на виды создаваемых документов. В виртуальной папке не хранятся объекты, а отображаются результаты определенного поискового запроса.
Рис. 1. Процедура обработки служебной записки
Рис. 2. Состав решения
СЭД должна удовлетворять следующим требованиям: иерархическая структура каталогов; представление документа в виде карточки с указанием его атрибутов; классификация карточек; возможность прикрепления к карточке файлов любых форматов; формирование ссылок между карточками документов; аутентификация пользователей для доступа к документам и разграничение прав доступа; поиск и фильтрация карточек.
Для оценки показателей эффективности разработанного решения были рассмотрены два проекта, сформированных в программе MS Project:
Проект № 1, внедренный в системе «Docsvision» без коробочного решения;
Проект № 2, внедренный в системе «Docsvision» с коробочным решением.
Для каждого проекта были рассмотрены четыре этапа: разработка технического задания; настройка решения; эксплуатационная документация; тестирование разработанного решения, и рассчитаны такие параметры, как длительность работ, трудоемкость работ, ресурсы и затраты (руб.). При расчете затрат стоимость лицензии платформы Docsvision и других дополнительных модулей не учитывалась.
Сравнивая затраты проекта № 1 и проекта № 2 по внедрению СЭД на платформе Docsvision, авторы получили, что затраты проекта № 2 уменьшились на 10 % при сокращении длительности проекта с 158 дней до 49 дней.
Представленное в статье шаблонное решение СЭД было разработано согласно рекомендованной методологии разработки приложений на базе платформы Docsvision с использованием стандартных API. Предложенное решение позволяет компании получить его в краткие сроки с минимальной стоимостью владения, системному администратору – средства контроля и мониторинга процесса документооборота, предсказуемое поведение системы, надежность и всестороннее обеспечение информационной безопасности.
Разработанное шаблонное решение СЭД на платформе Docsvision может быть использовано для внедрения как универсальное коробочное решение или комбинированнее решение, включающее в себя дополнительные модули.