При реализации инвестиционно-строительных проектов необходимо обеспечить четкую организацию осуществления всех этапов проекта и контроль за основными составляющими проекта: выполнение работ, бюджет и сроки. Для успешного осуществления строительства объекта важна разработка организационно-технологических решений и планирование каждого процесса строительства. В случае, когда одновременно ведется строительство нескольких объектов, особенно актуальным становится использование информационных технологий при решении проблемы управления ресурсами.
Для слаженной работы всех структурных единиц проекта, включая планирование и управление, требуется внедрение целого комплекса мероприятий с использованием информационных технологий и средств программного обеспечения (автоматизированные программы).
Эффективность использования информационных технологий при управлении проектами исследуют в своих трудах ряд авторов: Попов В.Л., Цветков А.В., Демин Б.Е. и Лаптев А.А.
В учебном пособии Попова В.Л. системы управления проектами по функциональности разделяются на две составляющие: на системы календарного планирования и контроля (СКПК) и на профессиональные системы управления проектами (ПСУП). Примером СКПК может служить пакет финансового моделирования Project Expert, позволяющий строить календарный план. Профессиональные системы управления проектами – это не отдельные программы, а целые комплексы, в состав которых входят различные утилиты и модули, предназначенные для решения специфических задач. Среди ПСУП лидируют следующие системы управления проектами: Open Plan Professional, Primavera, Microsoft Project, Spider Project, Artemis, Niku, Plan View и Business Engine [9].
Управление ресурсами является одной из главных подсистем управления проектами и включает в себя планирование, закупки, поставки, распределение, учет и контроль ресурсов (трудовых и материально-технических) [10].
Процесс управления ресурсами также состоит в разработке сетевых графиков и календарных планов, контроля за ходом работ и их выполнением, подготовке предложений по необходимым изменениям. Изменения могут возникнуть в процессе строительства в результате появления не запланированных проектом работ, не согласовании с заказчиком и недоработок в проекте. Отставания от планируемых сроков могут возникнуть из-за нехватки ресурсов, проблем с поставщиками, плохие погодные условия и технические трудности.
Для реализации вышеперечисленных задач требуется внедрение автоматизированных программ. Основными преимуществами такого подхода являются:
- доступ к информации по графику работ, ресурсам и стоимости проекта;
- возможность в связи с изменениями в проекте вносить новые данные и быстро получать обновленную информацию по ресурсному обеспечению и графику работ;
- осуществление контроля за сроками выполнения работ проекта и участвующих трудовых, материальных и технических ресурсов;
- возможность автоматизированного формирования отчетов и графических диаграмм по проекту;
Рассмотрим вопросы применения информационных технологий на примере ГУССТ № 8, в структуре которого присутствуют 16 филиалов. С целью оптимизации взаимодействия между аппаратом управления и филиалами применяется автоматизированная программа Primavera, а именно при реализации проекта строительства и капитального ремонта военных городков для размещения воинских частей. Данное программное обеспечение используется для управления проектом, в частности для отслеживания ресурсов, материалов и оборудования, используемого в проекте, и объемов работ, освоенных субподрядными организациями.
Для проекта характерно наличие множества участников, находящихся на разных уровнях управления – заказчик, инвестор, застройщик, генеральный подрядчик, подрядчики. ГУССТ № 8 выступает как генподрядчик, а его филиалы как подрядчики, существуют также различные субподрядчики, не относящиеся к системе Спецстроя России. Схематично субъекты управления проектом строительства военных городков показаны на рисунке.
Субъекты управления проектом строительства
Команда проекта – это специальная рабочая группа, создаваемая на время выполнения проекта и включающая в себя управленческий и технический персонал, выделяемый заказчиком и исполнителем для выполнения проекта. Наличие команды проекта на объекте способствует быстрому принятию и согласованию решений со всеми участниками проекта, что делает проект более гибким и позволяет вносить изменения, не замедляя ход реализации проекта.
Практическое применение автоматизированной программы Primavera происходит по следующему алгоритму:
1. В ГУССТ № 8 назначается отдел, ответственный за сбор сведений по выполненным работам по объектам строительства. Сбор осуществляется еженедельно.
2. В каждом филиале назначается ответственное лицо, которое в электронном виде вводит в программу фактическое выполнение работ, численность работников и использованные механизмы за прошедшую неделю. К таким отчетам прикладываются фотографии с объектов для доказательства выполнения работ. Заполнение данных производится на рабочем месте с использованием подключения к сети Интернет. Обновленные данные сразу появляются в аппарате управления ГУССТ № 8 для формирования отчета за неделю по всем объектам и предоставления заказчику.
3. Субподрядные организации в адрес филиала представляют в электронном виде данные о выполняемых ими работах.
По полученным данным проводится анализ ресурсов и затрат за неделю, строится график перерасхода по каждому интересующему ресурсу, гистограмма планового и фактического количества ресурсов, требующегося в определенный период времени, анализ соответствия расчетных сроков запланированным датам и стоимость проекта ее бюджету.
Рrimavera предоставляет своим пользователям следующие возможности:
- планировать, составлять календарный график;
- вводить виды работ и определять их длительность, ставить ограничения по срокам работ, устанавливать логические связи между работами;
- обеспечивает управление проектом, его ресурсами;
- позволяет оптимально распределять ресурсы и отслеживать ход реализации проекта;
- планирование последующих работ с учетом доступности ресурсов и перерасчет длительности работ;
- обеспечивает мониторинг и представление отчетов о реализации проекта по отношению к первоначальному (целевому) графику проекта;
- способствует успешному взаимодействию участников проекта;
- производить расчет стоимости работ и стоимости ресурсов, затрачиваемых на работы.
На рынке программного обеспечения существует программа управления проектами, имеющая другую направленность, чем Primavera, это Basecamp – онлайн-система для управления проектами, для совместной работы, обсуждения и решения задач по проектам между участниками. Возможности системы:
- просмотр общей информации о клиентах и проектах на одном экране,
- назначение и отслеживание задач,
- форумы для обсуждения задач и проектов,
- ведение расписания и управление ключевыми точками проекта,
- отслеживание потраченного времени,
- отчёты, графики и планирование [10].
Рассматривая другую составляющую управления ресурсами – закупки и поставки ресурсов, – необходимо обеспечить непрерывный и равномерный процесс снабжения проекта. Существуют следующие организационные формы закупок: прямые, посреднические и биржевые. В структуре ГУССТ № 8 преобладает посредническая форма закупок, которая предполагает вступление в правовые отношения с посредником, который способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами. Материально-техническое обеспечение и основные необходимые ресурсы определяются в производственно-техническом отделе, а выбор поставщиков, заключение контрактов и их ведение, обеспечение поставок, завершения контрактов, осуществляется организацией, с которой заключено соглашение, являющейся филиалом ГУССТ № 8 – Управление производственно-технологической комплектации. Для материально-технического обеспечения проекта необходимо придерживаться следующего алгоритма действий:
- проработка спецификаций и характеристики количества и качества требуемого оборудования, конструкций, материалов, видов работ, услуг по проектной документации;
- планирование и организация процесса закупок;
- анализ возможных источников (в зависимости от географического места расположения и на основе расчета стоимости варианта) закупки ресурсов и ведение переговоров с потенциальными поставщиками;
- подготовка торгов, их проведение и принятие решения о заключение контрактов с заявителями, победившими на торгах;
- размещение заказа на поставку;
- отслеживание поставок;
- учет и контроль доставки материалов [10].
Для обеспечения слаженной работы отдела снабжения организации материалами проекта необходимо разрабатывать графики доставки материала и работы автотранспорта, обеспечить контроль за загруженностью складов и организацию хранения ресурсов.
При строительстве крупных объектов ГУССТ № 8 справляется без привлечения профессиональной организации, специализирующейся на управлении проектами. Трудовые ресурсы и обученные кадры ГУССТ № 8 и его филиалов позволяют самостоятельно вести контроль за основными параметрами проекта – продолжительность, стоимость и качество. Профессиональное управление позволяет уменьшить сроки и стоимость реализации строительного проекта благодаря следующим факторам:
1. Функции управления и контроля сконцентрированы в одном органе с начала и до конца реализации проекта, что позволяет снизить издержки на конфликтах среди участников и оптимизировать систему мониторинга и оперативного управления.
2. Активное применение подхода параллельного строительства и проектирования (к началу производства строительных работ рабочая документация готова не в полном объеме) делает возможным изменение проектных решений на стадии реализации проекта, кроме того, совмещение стадий проектирования и строительства позволяет сократить общие сроки реализации. При параллельном проектировании и строительстве проектные решения в большей степени ориентированы на возможности подрядчика (сотрудничество подрядчика и проектировщика может дать экономию около 20 %). Возможность изменения проектных решений открывает более широкие возможности в управлении стоимостью и временем и делает проект более гибким.
Появление сложных проектов, стремление к совершенствованию не только технологической и технической стороны работы, но и управленческой составляющей, приводят такие крупные организации, как ГУССТ № 8, к пониманию о необходимости внедрения современных методов управления проектом с использованием автоматизированных программ. Таким образом, применение информационных технологий при управлении проектами обеспечивает:
- ритмичный ввод объектов в эксплуатацию;
- предотвращение отклонения от графика производства работ, от бюджета проекта;
- рациональное использование ресурсов;
- контроль за подрядными организациями;
- осуществление взаимодействия между участниками проекта.
Для обеспечения проекта необходимыми ресурсами на объекте, закупки и поставки должны планироваться на начальном этапе по данным проектно-сметной документации, согласно длительности цикла закупок и доставки грузов. Осуществление бесперебойной поставки ресурсов на объект должно обеспечиваться благодаря слаженной работой отдела снабжение и управления производственно-технологической комплектации.
Рецензенты:
Щетинина Е.Д., д.э.н., профессор, заведующая кафедрой маркетинга, ФГБОУ ВПО «Белгородский государственный технологический университет им. В.Г. Шухова», г. Белгород;
Родимцев С.А., д.т.н., доцент, заведующий кафедрой «Безопасность жизнедеятельности на производстве», Орловский государственный аграрный университет, г. Орел.
Работа поступила в редакцию 29.12.2014.