Поскольку традиционные операционные модели стало затруднительно использовать во время пандемии коронавируса COVID-19, предприятиям пришлось быстро адаптироваться к новым условиям. Происходящие изменения потребовали от функций внутреннего аудита быстрой реакции, внедрения гибких методов и подходов к аудиту.
Используя Agile-технологию, функции внутреннего аудита получили возможность перейти к более прагматичному и гибкому подходу. Учитывая ожидаемый постоянный спрос на более целенаправленное и эффективное обеспечение процессов управления, функции внутреннего аудита в сложившихся условиях должны обеспечивать глубокое понимание и быстрое реагирование на возникающие риски, и установленные приоритеты в деятельности предприятия.
Целью исследования является изучение и актуализация Agile-подхода к внутреннему аудиту предприятий в условиях пандемии коронавируса COVID-19.
Материалы и методы исследования
При проведении исследования использовались научные методы системного многоаспектного анализа, методы синтеза и логики, абстрактно-логический метод, системно-структурный метод, метод сравнительного анализа.
Результаты исследования и их обсуждение
Гибкие методы внутреннего аудита позволяют применять своевременный и соответствующий целям предприятия подход к обеспечению гарантий эффективной деятельности в неопределенные и быстро меняющиеся времена при пандемии коронавируса COVID-19. Гибкий внутренний аудит основан на Agile-технологии, то есть гибкой технологии управления проектами и изменениями, созданной с учетом постоянно меняющихся обстоятельств. Поскольку гибкий подход Agile базируется на повторяющихся операциях, он обеспечивает высокую гибкость и оказывает более сильное влияние при возникновении новых рыночных условий или значительных сбоях в работе.
Согласно исследованиям некоторых авторов, сегодня гибкий подход Agile к достижению планируемых результатов на предприятиях используют все чаще [1, 2]. При этом гибкий внутренний аудит обеспечивает снижение затрат, эффективную логистику и повышение качества продукции. Agile-подход к внутреннему аудиту также позволяет предприятию достичь следующих преимуществ [3]:
- более короткие и ускоренные циклы внутреннего аудита;
- своевременное понимание сложившейся ситуации;
- более тесное взаимодействие с заинтересованными сторонами (стейкхолдерами) и соответствие потребностям заинтересованных сторон;
- сокращение отходов производственных процессов и документации;
- налаженные коммуникации;
- повышение качества внутреннего аудита.
Agile-подход помогает расставить приоритеты во внутреннем аудите предприятия с учетом имеющихся или ожидаемых рисков и готовности организации проводить внутренний аудит [4]. При этом составляемый Agile-отчет фокусируется на предоставлении аналитических сведений, а также более краткой и своевременной обратной связи с большим количеством визуальных элементов.
Внедрение гибкого Agile-подхода дает внутреннему аудиту предприятия возможность по-другому взглянуть на выполнение планов аудита и мониторинг важнейших средств контроля в долгосрочной перспективе. При этом согласно некоторым исследованиям, специалисты по внутреннему аудиту, стремящиеся к гибкой реализации Agile-подхода на предприятии, должны учитывать изменения, необходимые в ключевых концепциях аудита [5, 6]:
1. Ориентация внутреннего аудита:
- традиционный аудит: цели аудита;
- гибкий Agile-аудит: определенные ценностные ожидания.
2. Команда внутреннего аудита:
- традиционный аудит: специально созданная команда внутреннего аудита;
- гибкий Agile-аудит: коллективная работа.
3. Последовательность выполнения операций внутреннего аудита:
- традиционный аудит: линейный цикл;
- гибкий аудит: последовательные рабочие циклы.
4. Планирование внутреннего аудита:
- традиционный аудит: тщательно спланированные мероприятия и установленный общий план внутреннего аудита;
- гибкий Agile-аудит: быстрые действия, итеративные (спринты).
5. Коммуникация при внутреннем аудите:
- традиционный аудит: коммуникация во время завершения аналитических работ и составления отчетности;
- гибкий Agile-аудит: частое общение, ежедневные встречи.
6. Обновления статуса при внутреннем аудите:
- традиционный аудит: по мере необходимости или в соответствии с методологией внутреннего аудита организации;
- гибкий Agile-аудит: ежедневно и поэтапно с участием ключевых заинтересованных сторон.
7. Составление отчетов при внутреннем аудите:
- традиционный аудит: один отчет, предоставляемый по завершении внутреннего аудита и часто требующий трудоемкого процесса проверки;
- гибкий Agile-аудит: небольшие резюме, составляемые на протяжении всего процессе внутреннего аудита, с упором на ценность и визуализацию.
8. Документация (рабочие документы) внутреннего аудита:
- традиционный аудит: значительный объем документации;
- гибкий Agile-аудит: рационализированный краткий документооборот.
Согласно опыту предприятий, применяющих гибкий Agile-подход для внутреннего аудита, можно выделить следующие его преимущества в условиях пандемии коронавируса COVID-19 [7–9]:
1. Гибкое и динамичное планирование внутреннего аудита за счет постоянного мониторинга рисков, возникающих при нестабильных условиях пандемии коронавируса COVID-19.
2. Короткие итерации (спринты) помогают своевременно вносить корректировки в процесс аудита.
3. Создание ценности за счет концентрации внимания на результате.
4. Итеративная отчетность.
5. Непрерывная оптимизация Agile-подхода с учетом изменений, происходящих в условиях пандемии COVID-19.
Очевидно, что полномасштабные внутренние аудиты будут требоваться всегда. При этом в нынешних реалиях пандемии коронавируса COVID-19 они должны адекватно учитывать высокий уровень риска. Сами же команды, выполняющие внутренний аудит, должны тщательно изучать применение гибкого Agile-подхода, обеспечивая тем самым достижение соответствующей цели аудита.
Здесь следует отметить, что, по мнению исследователей, существует ряд определенных областей внутреннего аудита, которые наилучшим образом подходят для применения гибкого Agile-подхода [10]:
1. Мониторинг важнейших средств контроля.
В этом случае повторяющиеся и регулярные обзоры на основе Agile-подхода обеспечат регулярную передачу наблюдений за всеми бизнес-процессами на предприятии и быстрые ответные действия в случае необходимости. Кроме того, аналитика собранных данных может применяться к критически важным элементам управления. Например, можно сосредоточить внутренний аудит на ключевых бизнес-рисках и рисках соответствия, таких как делегирование полномочий, управление сторонними поставщиками, управление денежными средствами, кибербезопасность и риски мошенничества.
2. Программы изменений.
Сюда относятся, например, изменения в бизнес-процессах и новых продуктах, разработанных в результате пандемии коронавируса COVID-19, внедрение любых новых операций и внедрение новых операционных технологий, а также инициативы по стратегическим изменениям.
3. Внутренний аудит на основе анализа данных.
Подобный аудит может включать в себя основные финансовые обзоры, такие как расчет заработной платы, кредиторская и/или дебиторская задолженность, закупки.
4. Аварийное восстановление и непрерывность бизнеса.
Данное направление внутреннего аудита может включать проверки эффективности планов обеспечения непрерывности, эффективности бизнес-проектов, проверки работоспособности и проверки после восстановления всей рабочей системы предприятия.
Как уже было сказано выше, во время пандемии коронавируса COVID-19 нормальные бизнес-процессы меняются и специалистам внутреннего аудита предприятия важно осуществлять мониторинг критических средств контроля.
Сейчас уже очевидно, что последствия пандемии коронавируса оказали разрушительное воздействие практически на все предприятия, и поскольку руководство уделяет внимание реагированию бизнеса на COVID-19, внутренний аудит на основе Agile-подхода вместе со специалистами по риск-менеджменту должны нести повышенную ответственность за мониторинг ключевых рисков и поддержку критически важных операций контроля.
Во времена кризиса и неопределенности, когда обычные бизнес-процессы могут быть ослаблены или менее прозрачны, возможности для использования этих средств контроля намного шире, поскольку сотрудники могут получать доступ к системам предприятия по-разному (например, удаленный доступ), делегирование может изменяться, чтобы охватить отсутствующих работников и изменения рабочей нагрузки, а также может наблюдаться менее эффективный контроль и надзор [11]. Все эти изменения приносят новые риски.
Многие предприятия не имеют программы внутреннего аудита для мониторинга критического контроля во время пандемии COVID-19. Даже если такая программа существует, изменяющийся профиль риска при пандемии COVID-19 требует их повторной оценки.
Общие бизнес-процессы и области риска, которые следует учитывать при определении того, за какими критическими средствами контроля следует внимательно следить при пандемии COVID-19, можно систематизировать следующим образом [12]:
1. Позиционирование:
- управление денежными средствами и капиталом, включая мониторинг денежных потоков, прогнозирование, составление бюджета;
- технологии, включая доступность базовой системы, кибербезопасность, контроль изменений;
- управление активами, включая планирование мощности и доступности ресурсов, обслуживание, управление изменениями.
2. Люди:
- управление персоналом, включая перераспределение персонала, планирование преемственности, составление списков кандидатов, управление производительностью;
- разделение обязанностей с учетом рисков кибербезопасности и четкости делегирования полномочий, измененный доступ к системе управления;
- расчет заработной платы, включая контроль основных данных, прием и увольнение сотрудников, соответствие требованиям должностной инструкции, время работы и посещаемость, надбавки, управление отпусками.
3. Процессы:
- сбои в цепочке поставок, включая безопасность и непрерывность поставок, идентификацию и управление ключевыми поставщиками;
- основные средства финансового контроля, кредиторскую и дебиторскую задолженность, кредитные карты;
- нормативные и лицензионные требования, включая постоянное раскрытие информации, соблюдение лицензионных требований, конфиденциальность.
Группам внутреннего аудита предприятия необходимо быстро мобилизоваться для выявления критически важных средств контроля, а затем провести целевую и своевременную оценку их эффективности. Например, внедрение широко распространенных механизмов работы на дому представляет собой потенциальную проблему разделения обязанностей, которая может поставить под угрозу целостность системы контроля, если отсутствует эффективный надзор и мониторинг.
Специалисты по внутреннему аудиту в этом случае на основе гибкого Agile-подхода могут осуществлять мониторинг критического контроля, подтверждая новые и существующие области ключевых рисков, выявляя и согласовывая критические средства контроля и внедряя процедуры непрерывности для обеспечения постоянной работы. Для этого можно рекомендовать выполнение следующих процедур согласно гибкому Agile-подходу:
1. Подтверждение новых и существующих ключевых областей риска. Службы внутреннего аудита предприятия должны сотрудничать с отделом управления рисками для выявления:
- новых рисков, возникающих в результате пандемии COVID-19, а также разрабатывать меры по управлению возникающими кризисами и восстановлением после них;
- рисков, которые были или могут стать повышенными в текущих условиях пандемии COVID-19, такие как, например, кибератаки при удаленной дистанционной работе;
- существующих рисков, которые всегда были и остаются ключевыми для предприятия и его бизнес-операций.
Такого рода анализ должен подкрепляться результатами работы групп антикризисного управления и обеспечения непрерывности бизнеса, имеющейся информацией о рисках и обсуждениями результатов с руководством.
2. Определение и согласование важнейших средств контроля. Для выявленных ключевых рисков следует анализировать состояние существующих средств контроля, оценивать, какие средства контроля имеют решающее значение во время этих нарушений, вызванных пандемией COVID-19, а также осуществлять постоянный мониторинг ситуации.
При этом средства критического контроля, помогающие в идентификации ключевых рисков при пандемии COVID-19, должны включать:
- превентивные и автоматизированные средства контроля, такие как системные рабочие процессы и разделение обязанностей;
- средства мониторинга и обнаружения сбоев в бизнес-процессах;
- точки контроля и принятия решений, такие как проверка отчетов, планов и прогнозов;
- средства контроля, направленные на устранение множественных рисков.
Отметим, что здесь важно, чтобы группы внутреннего аудита также рассмотрели, как эти средства контроля могли измениться в результате сбоев при пандемии COVID-19.
Решающее значение для обеспечения непрерывности критически важных функций управления внутренним аудитом на предприятии имеет быстрая мобилизация и выполнение регулярных проверок, поэтому любые пробелы в элементах управления необходимо своевременно устранять. Для быстрого исправления любых пробелов следует внедрить постоянный и тщательный мониторинг контроля, использовать аналитику данных.
Заключение
По результатам исследования необходимо отметить, что, несмотря на все трудности, пандемия COVID-19 предоставила предприятиям и их службам внутреннего аудита необычную возможность быстро трансформировать свой традиционный подход и начать внедрение Agile-подхода. Учитывая продолжающиеся изменения и сбои в работе предприятий и их бизнес-процессах, которые будут продолжаться и после COVID-19, гибкий внутренний аудит на базе Agile-подхода будет востребован как устойчивый и долгосрочный метод гарантии бесперебойной и эффективной работы предприятия.
Библиографическая ссылка
Трофимова Н.Н. УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА ПРЕДПРИЯТИЯ НА ОСНОВЕ ГИБКОЙ AGILE-ТЕХНОЛОГИИ В УСЛОВИЯХ ПАНДЕМИИ COVID-19 // Фундаментальные исследования. – 2021. – № 6. – С. 87-91;URL: https://fundamental-research.ru/ru/article/view?id=43063 (дата обращения: 25.04.2024).