В век новейших информационных технологий и активной инновационной деятельности традиционная – «бумажная» схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в настоящее время. Критически важной становится потребность в формализации бизнес-процессов любой организации, что позволит в дальнейшем иметь полное представление о ее осуществляемой деятельности и документообороте, выявить недостатки и определить перспективы усовершенствования процессов с применением современных информационных технологий. Разработка и внедрение новых проектов требует оценки их коммерческого потенциала, под которым понимают возможность проекта и технологии удовлетворить потребности рынка, а также возможность развития в непредсказуемой и постоянно меняющейся бизнес-среде [1].
Каждый проект коммерциализации технологий, как показывает практика, является весьма затратным. Причем затратным он может быть и по финансовым инвестициям, и по срокам разработки и внедрения. Для избегания непродуктивных инвестиций организации используют различные технологии оценки коммерческого потенциала технологических проектов [2], ведь успех коммерциализации зависит в первую очередь от выбора наиболее перспективных инновационных решений, которые позволяют организации спрогнозировать успех или неудачу от внедрения той или иной инновации, а также рационально распределить ресурсы, быть готовым к определённым изменениям и сложностям. В связи с этим в условиях глобальной конкуренции на рынке вопрос оценки коммерческого потенциала является актуальным в современных реалиях экономических отношений.
Объектом исследования являются системы электронного документооборота, их функциональность и конкурентные преимущества.
Предметом исследования является коммерческий потенциал конкурентных технических решений СЭД.
Цель исследования: оценка коммерческого потенциала и перспективности внедрения СЭД с точки зрения ресурсоэффективности и ресурсосбережения.
Для оценки коммерческого потенциала инноваций использовались такие методы исследования, как анализ внешней среды, экспертная оценка, статистические методы и прогнозирование, метод сценариев и функциональный анализ, позволяющие комплексно оценить технологические продукты.
Отсутствие автоматизированного документооборота приводит к следующим проблемам: значительные затраты времени на создание и согласование документов, высокие непроизводственные затраты рабочего времени на составление, редактирование, согласование и утверждение документов, избыточность документов, сложность поиска документов в архиве, отсутствие единой базы хранения документов, утечка информации, избыточность и потеря документов [3]. Отдельно стоит отметить огромное количество затрачиваемых бумажных ресурсов, канцелярии и краски в катриджах. Эти проблемы не позволяют компаниям эффективно вести свою деятельность и быть конкурентоспособными на современном рынке.
В зависимости от специфики деятельности компании выделяют такие виды электронного документооборота, как управленческий, производственный, кадровый, складской, бухгалтерский, конфиденциальный и секретный, технологический, архивное дело [4].
В процессе выбора системы электронного делопроизводства необходимо руководствоваться общей стратегией развития, желаемой структурой, целями и тем экономическим эффектом, которого организация ожидает от внедрения такого решения. Целью внедрения СЭД также являются: улучшение контроля исполнительской дисциплины, сокращение времени согласования документов, сокращение количества потерянных документов; уменьшение количества ошибок при работе с типовыми документами.
Отдельные функции СЭД определяются как ключевые. От того, насколько эти функции соответствуют заявленным требованиям, зависит эффективность оптимизации обычного документооборота предприятия. Процессы согласования документов и распределения задач выполняются быстрее, когда они представлены не в «бумажном», а в электронном виде. Также можно отметить появление возможности отслеживать ход работы с документами. Во время работы с системой исполнители автоматически оповещаются о новых документах. Сроки обработки документов также находятся под непрерывным контролем. Для беспрепятственного поиска и сохранности документов, а также для мгновенного доступа к ним организуются электронные хранилища, витрины. Кроме того, важным аспектом является процесс разграничения доступа к «грифованным» документам.
Также, учитывая перспективы развития организации, необходимо обратить внимание на возможность удаленной работы в системе. Важными критериями оценки системы являются: возможность быстрого внедрения; стоимость внедрения и поддержки системы; простота интерфейса и удобство пользования. К дополнительным требованиям можно отнести планшетную версию и мобильных клиентов.
Для оценки коммерческого потенциала, анализа и сравнения были отобраны четыре СЭД. Отбор осуществлялся на основании количества реализованных проектов в этих системах.
Таблица 1
Рейтинг СЭД по количеству внедренных проектов
|
Название продукта |
Количество проектов (По данным базы TAdviser за период наблюдений с 2005 по декабрь 2018 г.) |
Увеличение количества внедренных проектов за один – 2018 г. |
|
DirectumRX |
801 |
108 |
|
Elma |
607 |
97 |
|
DocsVision |
537 |
26 |
|
Дело (ЭОС) |
458 |
17 |
|
ТЕЗИС (Haulmont) |
244 |
69 |
|
1С: Документооборот 8 |
197 |
10 |
|
Microsoft SharePoint |
136 |
6 |
|
NauDoc (Naumen) |
111 |
0 |
|
T1 Евфрат (Cognitive Technologies) |
87 |
3 |
|
Documentum (OpenText) |
87 |
12 |
К началу декабря 2018 г. согласно данным базы проектов TAdviser, лидерами по числу внедренных проектов стали системы: DirectumRX, Decision, ELMA, «Дело» [5], рейтинг которых приведен в табл. 1. Здесь же представлено количество проектов, которые внедрены в течение года, что характеризует процесс внедрения проектов в динамике.
Стоит заметить, что данные цифры не являются точным числом внедрений, а лишь учитывают крупные проекты. Тем не менее становятся очевидны четыре явных лидера на рынке СЭД, которые с большим отрывом оставляют позади себя такие известные СЭД, как 1С: Документооборот-8 и Microsoft SharePoint. Кроме того, из таблицы видна некоторая динамика изменения числа внедрений проектов для разных компаний. По этому показателю явно лидируют Directum RX и ELMA, причем, сравнивая данные за 2017 и 2018 гг., видно, что ELMA за счет увеличения внедрений обогнала DocsVision, а ТЕЗИС (Haulmont) поднялся выше 1С: Документооборот 8.
Система электронного документооборота Directum
СЭД Directum – это система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management) [6], к функциональным преимуществам которой можно отнести не только расширенный перечень бизнес-решений, но и такие функции, как настройка работы со штрих-кодовыми метками, удобные напоминания, широкий выбор данных из представленных в базовой конфигурации справочников, возможность предпросмотра файловых хранилищ, вложенных файлов, а также наличие мастеров для создания документов, работающих в интерактивном режиме.
Для обработки документов и выполнения заданий во всех режимах работы системы Directum можно настроить соответствующий интерфейс. Система сохраняет свою информативность даже в режиме замещения. Работать с файлами возможно онлайн. Существует интеграция заданий с календарём MS Outlook. Настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации, а также прозрачность процессов документооборота являются несомненным плюсом СЭД.
Directum позволяет предоставлять требуемую информацию о подразделениях и сотрудниках, причем работая одновременно с базами данных для нескольких компаний. Защита данных в системе Directum осуществляется при помощи аутентификации по логину и паролю, а также аккаунту Windows. Доступ к информации осуществляется на уровне папки, файла и справочника, причем разрешается коллективный доступ к ним, для некоторой группы пользователей. Передачу прав можно настроить. В системе применяется ЭЦП и шифрование.
Подходящей версией данной СЭД может стать DirectumRX. Она предназначена для предприятий малого и среднего бизнеса, имеет привлекательную цену и всю необходимую функциональность. Цена внедрения DirectumRX складывается из того, какую лицензию покупает компания: серверную, базовую клиентскую, количества лицензий, а также того, покупаются дополнительные модули или нет. Цены на поставку системы DirectumRX представлены на рис. 1, 2 [7].
Рис. 1. Цены на базовые компоненты системы DirectumRX
Рис. 2. Цены на клиентские и дополнительные лицензии системы DirectumRX
Рис. 3. Цены на лицензии системы DocsVision
Система электронного документооборота DocsVision
Система Docsvision – это программный продукт, разработанный для проектирования автоматизированных систем управляющих документами и бизнес-процессами при принятии корпоративных решений. Система включает в себя платформу с открытыми прикладными интерфейсами, позволяющую разрабатывать приложения на заказ либо выбирать готовые с возможностью настройки параметров. Платформа является предметно-ориентированной.
Использование Docsvision позволяет осуществлять:
– управление бизнес-процессами и поддержка современных методов управления;
– автоматизацию делопроизводства;
– управление информационной безопасностью;
– поиск и анализ информации;
– мобильную работу;
– возможность интеграции ИТ-систем в рамках сквозных бизнес-процессов с учетом территориальной разобщенности предприятия;
– разработку решений при ведении бизнес-процессов и использование средств настройки для подобных разработок.
Преимуществами данной системы с точки зрения безопасности данных являются: управление доступом к документам и передачей прав на их использование, разграничение прав доступа на всех уровнях, применение электронной цифровой подписи и шифрования. Недостатки системы заключаются в отсутствии возможности автоматического вложения документа в задание, напоминания работают только при включенном MS Outlook. Цены на лицензии DocsVision представлены на рис. 3 [8].
Система электронного документооборота Elma
Система ELMA сочетает в себе функции классической СЭД и BPM-системы. Она позволяет исполнять построенные процессы в реальном времени, предварительно распределив ответственность за их выполнение. Однако, как показывает практика, построение процессной модели организации занимает много времени, что ограничивает сферу применения BMPS-систем, таких как ELMA. По этой причине обычно проектируются только основные или критические процессы организации, которые требуют особого контроля. Отсюда становится ясно, почему большинство BMPS-систем не поддерживают функций по генерации должностных инструкций и других административных документов. Интерфейс системы ELMA является стандартным файловым хранилищем, объединяя документы в электронный архив, что делает работу «новичков» в данной СЭД интуитивно понятной. Поиск документов осуществляется по названиям, реквизитам документа или карточки, что быстро и удобно с точки зрения пользователя. После завершения процесса поиска документов параметры поиска сохраняются в формате фильтра. Последнее позволяет быстро искать документы по сохраненным параметрам.
Защита данных от несанкционированного входа в систему осуществляется тремя основными способами: вход по токену, вход по сертификату и вход только через достоверные устройства. Авторизация в данной СЭД может происходить по технологии SSO (single sing on), а это означает, что для входа в систему понадобятся данные (логин и пароль), которые пользователь использовал для входа в операционную систему.
Цены системы ELMA зависят от ее конфигурации и представлены ниже [9].
ELMA Express на 20 пользователей – 120000 руб., на 30 пользователей – 165000 руб.
При этом в систему входит:
Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ECM+, CRM+, Проекты+.
Дополнительный модуль «Интеграция с 1С», Мобильное приложение (iOS, Android), Платформа ELMA BPM, СУБД Firebird, 10 ч консультаций с экспертом.
ELMA Standard. Одна именная лицензия стоит – 7200 руб., одна конкурентная лицензия – 18000 руб.
Эта конфигурация включает:
Платформу ELMA BPM, сервер ELMA, Дизайнер ELMA,
Внутренний портал,E LMA CRM и приложение ELMA ECM+
Кроме этого дополнительно могут быть поставлены:
ELMA CRM + стоимостью 50000 руб., ELMA KPI стоимостью 30000 руб. (1 лицензия – 2500 руб.), ELMA Проекты + стоимостью 30000 руб. (1 лицензия – 2500 руб.), мобильное приложение со стоимостью лицензии – 2500 руб.
Система электронного документооборота ДЕЛО
Система документооборота «Дело» включает в себя полный набор инструментов для управления делопроизводством. Данная СЭД довольно многофункциональна. В зависимости от особенностей организации позволяет автоматизировать традиционный документооборот и постепенно перейти на ведение только электронного документооборота, которое включает в себя полную автоматизацию документов на любом уровне, или же, если это необходимо, вести смешанный документооборот. «Дело» даёт возможность вести документ от его зарождения до списания в архив, тем самым предоставляет отслеживание полного жизненного цикла каждого документа.
– Имеет простой в работе и интуитивно понятный интерфейс.
– Поддерживается: электронная подпись (ЭП), которая является равнозначной подписи клиента, ее создание и проверка; шифрование сообщений с помощью алгоритмов асимметричного шифрования; штампы времени; поддержка всех криптопровайдеров, используемых в РФ.
– Возможен веб-доступ и, как следствие, использование полноценного удаленного доступа к документам; процесс раздачи поручений, их согласование, контроль исполнения и поиск.
Рис. 4. Стоимость лицензий на систему «ДЕЛО»
Стоимость лицензии на внедрение данной системы указана на рис. 4 [10].
Оценочная карта сравнения систем
Для оценки коммерческого потенциала инноваций существуют различные методики, позволяющие комплексно оценить технологический продукт, такие как:
– анализ внешней среды (отслеживание информации, которая может повлиять на коммерциализуемость инновации);
– экспертная оценка (использование экспертами различных групповых методов, таких как метод «Дельфи», метод «мозгового штурма», «шесть шляп мышления» и т.д.);
– статистические методы и прогнозирование (отслеживание новых технологий и потенциальных изменений на инновационном рынке, после чего применение экстраполяции);
– метод сценариев (создание различных альтернативных путей развития инновационных продуктов и рынка в целом);
– функциональный анализ (рассмотрение инновационного продукта как системы, которая состоит из различных функциональных блоков (элементов), каждый из которых выполняет определённую функцию. Примером может являться интеграция с другими продуктами или новизна технологии).
Для того чтобы оценить коммерческий потенциал инновационного проекта, различные организации стараются применять сразу несколько методов оценки. Делается это с целью компенсации недостатков, присущих разным методам и для дополнительного учета тех показателей, которые не присущи какому-то одному из них. В данной статье для технико-экономического обоснования значимости коммерческого потенциала использовался функциональный метод и метод экспертной оценки. Были отдельно выделены 8 наиболее важных технических и 2 экономических критерия оценки ресурсоэффекивности ранее рассмотренных СЭД. На первом этапе с помощью методов экспертной оценки были распределены веса для каждого критерия из расчёта итогового значения равного единице. Веса распределялись в зависимости от важности того или иного критерия. Одновременно с этим была произведена оценка согласованности суждений экспертов методом простого ранжирования [11]. Сводная таблица результатов приведена ниже (табл. 2). В ней наиболее важный критерий – ris оценивался цифрой 1, наименее важный цифрой 10, i – номер критерия, s – номер эксперта.
Для оценки согласованности был определен коэффициент конкордации [11]. Для чего сначала для этого случая были вычислены суммы рангов по каждой строке – ri
После чего был определен средний ранг – 
и коэффициент – S по формулам, приведенным ниже:
Таблица 2
Сводная таблица результатов
|
Критерии |
Эксперты (S)/оценка ris |
Важность критерия |
Вес критерия |
|||||||
|
i |
Название критерия |
s = 1 |
s = 2 |
s = 3 |
s = 4 |
s = 5 |
s = 6 |
s = 7 |
||
|
1 |
Функциональность |
1 |
1 |
2 |
1 |
1 |
3 |
1 |
10 |
0,15 |
|
2 |
Интерфейс |
3 |
3 |
2 |
3 |
2 |
3 |
4 |
20 |
0,1 |
|
3 |
Функции поиска |
2 |
2 |
2 |
2 |
1 |
3 |
2 |
14 |
0,15 |
|
4 |
Административные надстройки |
3 |
4 |
4 |
4 |
2 |
5 |
4 |
26 |
0,1 |
|
5 |
Защита данных |
7 |
7 |
7 |
7 |
7 |
5 |
6 |
46 |
0,1 |
|
6 |
Наличие web-клиента и мобильной версии |
9 |
9 |
9 |
9 |
10 |
8 |
8 |
62 |
0,05 |
|
7 |
Интеграция с другими системами |
4 |
4 |
4 |
5 |
4 |
5 |
5 |
31 |
0,1 |
|
8 |
Распознавание документов |
10 |
9 |
10 |
9 |
10 |
9 |
10 |
67 |
0,05 |
|
9 |
Цена программного продукта |
8 |
8 |
7 |
7 |
9 |
7 |
7 |
53 |
0,1 |
|
10 |
Сервисное обслуживание |
8 |
8 |
8 |
8 |
9 |
7 |
8 |
56 |
0,1 |
Таблица 3
Оценочная карта сравнения СЭД
|
Критерии оценки |
Вес |
Баллы |
Конкурентоспособность |
||||||
|
Directum RX |
Elma |
Дело |
Docs Vision |
Directum RX |
Elma |
Дело |
Docs Vision |
||
|
Технические критерии оценки ресурсоэффективности |
|||||||||
|
Функциональность |
0,15 |
5 |
5 |
5 |
5 |
0,75 |
0,75 |
0,75 |
0,75 |
|
Интерфейс |
0,1 |
5 |
5 |
4 |
4 |
0,5 |
0,5 |
0,4 |
0,4 |
|
Функции поиска |
0,15 |
5 |
5 |
4 |
5 |
0,75 |
0,75 |
0,6 |
0,75 |
|
Административные настройки |
0,1 |
5 |
5 |
5 |
4 |
0,5 |
0,5 |
0,5 |
0,4 |
|
Защита данных |
0,1 |
5 |
5 |
5 |
4 |
0,5 |
0,5 |
0,5 |
0,4 |
|
Наличие web-клиента и мобильной версии |
0,05 |
5 |
5 |
5 |
4 |
0,25 |
0,25 |
0,25 |
0,2 |
|
Интеграция с другими системами |
0,1 |
5 |
5 |
5 |
5 |
0,5 |
0,5 |
0,5 |
0,5 |
|
Распознавание документов |
0,05 |
5 |
5 |
5 |
5 |
0,25 |
0,25 |
0,25 |
0,25 |
|
Экономические критерии оценки эффективности |
|||||||||
|
Цена программного продукта |
0,1 |
5 |
4 |
3 |
4 |
0,5 |
0,4 |
0,3 |
0,4 |
|
Сервисное обслуживание |
0,1 |
5 |
5 |
5 |
5 |
0,5 |
0,5 |
0,5 |
0,5 |
|
Итого |
1 |
50 |
49 |
46 |
45 |
5 |
4,9 |
4,55 |
4,55 |
В том случае, если в ранжировках имеются связанные ранги, коэффициент конкордации – W вычисляется по формуле
где d = 7 (количество экспертов),
m = 10 (количество критериев),
Ts – показатель связанных рангов в s-й ранжировке, определяемый по формуле
где Hs – число групп равных рангов в s-й ранжировке,
hk – число равных рангов в k-й группе связанных рангов при ранжировке s-м экспертом.
Например, для 1-го эксперта (s = 1х) получаем. Hs = 2. Для k = 1 h = 2, для k = 2 h = 2. Соответственно, Т1 = (23 – 2) + (23 – 2) = 12.
В результате расчетов коэффициент конкордации получился равным 0,99, что говорит о хорошей согласованности группы экспертов.
Оценка значимости коэффициента может быть произведена по критерию хи-квадрат. При наличии связанных рангов распределение хи-квадрат (ℵ2) с n = m – 1 степенями свободы имеет величину
ℵ2 = 12S/
Вычисления по этой формуле для нашего случая дают величину – 62. Табличное значение ℵ2табл для = 9 и 5 % уровня значимости равно [12] – 16,9. Полученные цифры позволяют принять гипотезу о согласии экспертов в ранжировках.
После этого в зависимости от важности критерия экспертами были определены их веса. При важности менее 20 – вес критерия принят равным – 0,15, менее 60 – 0,1, в остальных случаях –0,05.
Далее для сравнения рассмотренных СЭД экспертами была составлена оценочная карта сравнения технических решений, приведенная в табл. 3. Показатели оценивались по пятибалльной шкале. После чего, используя формулу перемножения показателей на соответствующий вес, была подсчитана конкурентоспособность.
При этом учитывалось, что для достижения высокой эффективности работы компании СЭД должна интегрироваться с существующей почтовой системой и учетными системами: финансовыми, кадровыми, бухгалтерскими и системами управления производственной деятельностью. Все это сокращает время работы на заполнение типовых документов, оформленных в соответствии с ГОСТами, ЕСКД и внутренним требованиям предприятий, а руководители всех уровней будут иметь удобные сводные ведомости и средства контроля сроков исполнения задач.
Заключение
В результате сравнительного анализа и оценки коммерческого потенциала СЭД можно сделать вывод, что функциональность DirectumRX является наиболее полной, что целиком обосновывает лидерство данной СЭД по количеству внедряемых проектов. DirectumRX подойдёт различным государственным организациям и финансовым учреждениям с наиболее сложной системой традиционного делопроизводства и большим объёмом документации в целом. Данная СЭД в наилучшей степени способна решить возникающие проблемы традиционного бумажного делопроизводства. Она позволяет решать вопрос ресурсоэффективности и ресурсосбережения путём высвобождения времени работников для приоритетных задач. путём уменьшения рабочего времени на рутинные операции оформления, согласования и утверждения документов, внесение документов в хранилище и поиск, а также путём исключения или значительного уменьшения избыточности «бумажных» документов, экономии расхода картриджей в принтерах и канцелярии.
Кроме этого, следует заметить, что в результате правильной маркетинговой и рекламной деятельности количество продаж (внедрений) СЭД может быть значительно увеличено, что продемонстрировано в табл. 1. ELMA превзошла в этом плане DocsVision, а ТЕЗИС уступил только двум лучшим компаниям: Directum и ELMA
Библиографическая ссылка
Петров В.Ю., Казарян К.С. ОЦЕНКА КОММЕРЧЕСКОГО ПОТЕНЦИАЛА И ПЕРСПЕКТИВНОСТИ КОНКУРЕНТНЫХ ТЕХНИЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ И СБЕРЕЖЕНИЯ РЕСУРСОВ // Фундаментальные исследования. – 2019. – № 4. – С. 95-102;URL: https://fundamental-research.ru/ru/article/view?id=42445 (дата обращения: 04.12.2024).