Научный журнал
Фундаментальные исследования
ISSN 1812-7339
"Перечень" ВАК
ИФ РИНЦ = 1,749

ФОРМИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

Пионткевич Н.С. 1
1 ФГБОУ ВПО «Уральский государственный экономический университет»
Настоящая статья посвящена рассмотрению основных мероприятий, необходимых для организации финансового контроля на предприятии. Изучены этапы внедрения системы финансового контроля в хозяйствующем субъекте, включая предварительный этап, связанный с созданием благоприятных условий для построения оптимальной системы финансового контроля, этап по организации работы ответственных за финансовый контроль подразделений, этап по формализации процесса анализа и контроля финансовых рисков в организации и последующий этап по созданию условий для проведения оценки эффективности сформированной системы финансового контроля в организации в целях выработки рекомендаций по ее совершенствованию. Дана характеристика зонам ответственности основных участников системы финансового контроля и основных структурных подразделений организации. Отражены специфические особенности проведения контрольных процедур, учитывающие особую роль в реализации системы финансового контроля отдельных подразделений: подразделение по управлению рисками, подразделение экономической безопасности, подразделение внутреннего аудита. Изучен подход к формализации полномочий и обязанностей сотрудников при проведении контрольных процедур и формированию у сотрудников организации всех уровней управления понимания своей роли в системе финансового контроля. Сделан вывод о значимости и целесообразности внедрения системы финансового контроля в организации.
контроль
система финансового контроля
оценка рисков
зоны ответственности
контрольные процедуры
1. Пионткевич Н.С. Система финансового контроля в управлении организацией: теория и методология: монография / Н.С. Пионткевич. – Екатеринбург: Издательство АМБ, 2016. – 188 с.
2. Манн Р. Контроллинг для начинающих / Р. Манн, Э. Майер: Пер. с нем. Ю.Г. Жукова / Под ред. и с предисл. В.Б. Ивашкевича. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 1995. – 304 с.
3. Шатковская Е.Г. Методический подход к управлению финансовым рисками хозяйствующего субъекта / Е.Г. Шатковская, Н.С. Пионткевич // Вестник СГЭУ. – 2016. – № 2 (136). – С. 42–46.
4. Пионткевич Н.С. Управление финансами хозяйствующего субъекта и финансовыми рисками / Н.С. Пионткевич. – Екатеринбург: Издательство АМБ, 2015. – 252 с.
5. Серегин Е.В. Предпринимательские риски: учебное пособие / Е.В. Серегин. – М.: Финансовая академия при Правительстве РФ, 1999. – 44 с.

Макроэкономическая и геополитическая ситуация в современных условиях характеризуется нестабильностью и неопределенностью, что формирует на уровне организации требования к проведению продуманной и эффективной финансовой политики. В условиях возрастающей ответственности за результаты деятельности организации повышается значимость контрольной функции со стороны органов управления организацией, что связано с необходимостью обеспечения максимально эффективного расходования ее ресурсов с учетом ограниченных возможностей. Целью исследования является выработка подхода по структурированию действий по своевременному выявлению имеющихся проблем в деятельности организации и поиску путей их решения.

Система финансового контроля выступает действенным направлением финансового управления организацией для поддержания ее финансовой стабильности и минимизации операционных рисков и инициируется обычно собственниками бизнеса. Основными задачами системы финансового контроля является обеспечение эффективности и экономичности финансово-хозяйственной деятельности, достоверности финансовой отчетности, а также исполнения установленных законодательством норм [1, с. 76]. Система финансового контроля оказывает воздействие на все уровни управления организации. Следует учитывать, что внедрение системы финансового контроля целесообразно только на тех участках, по которым получаемые выгоды превышают затраты на внедрение и поддержание системы в рабочем состоянии [2, с. 52–106]. Ее пользователями выступают акционеры, топ-менеджеры, внутренние аудиторы.

Формирование системы финансового контроля в организации осуществляется в следующем порядке.

1-м этапом формирования системы финансового контроля в организации является реализация мероприятий, направленных на создание благоприятных условий для построения оптимальной системы финансового контроля. Основной задачей данного этапа является урегулирование кадровых вопросов в части избежания дублирования полномочий, персонификации ответственности за подведомственные бизнес-процессы.

1.1. Разделение критических полномочий между топ-менеджерами организации. Посредством распределения функциональных полномочий между генеральным директором и его заместителями повышается персональная ответственность топ-менеджеров, принятие ключевых решений становится прозрачнее, прописываются персональные полномочия по возможности вынесения на обсуждение конкретных вопросов, согласованию и принятию по ним управленческих решений. Также устанавливаются предельные суммы (лимиты) на заключение сделок для каждого руководителя, что указывается в доверенностях. Определяется порядок разделения критических полномочий, которые не должны быть закреплены за одним и тем же должностным лицом, в том числе: непосредственный доступ к активам; санкционирование операций с активами; выполнение хозяйственных операций и отражение их в бухгалтерском учете.

1.2. Пересмотр функции сотрудников организации. Предполагается изменение должностных обязанностей и полномочий сотрудников, задействованных в бизнес-процессах организации, где каждая ошибка оборачивается существенными финансовыми потерями. Как правило, в различных организациях такие процессы аналогичны – снабжение, сбыт, расчеты с контрагентами и т.д. Следует устранить места функционального дублирования или зон безответственности, внеся соответствующие изменения в положения о структурных подразделениях. Для каждой финансово-хозяйственной операции обеспечивается формальное разрешение и согласование со стороны специально уполномоченных сотрудников.

1.3. Оценка рисков, влияющих на достижение целей организации. Работу по оценке и управлению рисками целесообразно начинать путем применения метода мозгового штурма, учитывающего мнения руководителей различных функциональных подразделений, в результате чего составляется полный перечень рисков, содержащий их название, описание, источники риска и его владельцев, индикаторы риска. Выявленные риски следует ранжировать по их значимости, вероятности возникновения и размеру ущерба от их реализации [3, с. 42]. Далее следует проанализировать бизнес-процессы организации с наиболее высоким уровнем обозначенных рисков, ущерб от реализации которых может существенно повлиять на достижение целей организации и ее финансовые результаты [4, с. 80–84]. Обычно к таковым относятся: заключение и исполнение договоров, проведение расчетов с контрагентами, снабжение и сбыт, ремонтные работы и капитальные вложения.

1.4. Разработка контрольных процедур путем закрепления их в регламентах. Для бизнес-процессов, где риски превышают допустимый уровень, топ-менеджерам следует разработать контрольные процедуры (например, согласование и одобрение операций, осмотр и наблюдение, сверка данных и проверка отчетов, ограничение доступа и разграничение полномочий). При разработке контрольных процедур учитываются следующие факторы: риск, покрываемый контрольной процедурой; сотрудник, осуществляющий контроль; порядок выполнения контрольной процедуры; периодичность выполнения контрольного действия. Проведенный анализ рисков и разработанные контрольные процедуры по их снижению до приемлемого уровня – основа для последующей подготовки регламентов по каждому ключевому процессу. Далее разрабатываются регламенты о договорной работе и проведении платежей, о продажах и закупках, о ремонте и капитальных вложениях. В каждом регламенте применяется единая терминология бизнес-процесса, описываются «входы и выходы» бизнес-процесса, устанавливаются критерии для оценки эффективности процесса. Также определяются зоны ответственности бизнес-процесса с обязательным разделением функций исполнения и контроля, прописываются контрольные процедуры, покрывающие риски бизнес-процесса, и порядок их исполнения; согласовываются действия и распределяется ответственность между функциональными подразделениями, выполняющими сквозные бизнес-процессы; устанавливается порядок отчетности по бизнес-процессу. Регламенты утверждаются приказами по организации и доводятся до ответственных сотрудников под подпись. Итогом проведенной работы будет разработка единых стандартизированных бизнес-процессов, регламенты которых описывают возможные риски и контрольные процедуры по их предупреждению на различных уровнях управления организации.

2-м этапом формирования системы финансового контроля в организации является организация работы подразделений, отвечающих за финансовый контроль в организации. Финансовый контроль необходим на всех уровнях управления организации, его эффективность зависит от согласованности и скоординированности действий со стороны сотрудников всех функциональных подразделений организации. Для обеспечения эффективного функционирования системы финансового контроля в организации необходимо реализовать комплекс мероприятий.

2.1. Определение зон ответственности при организации финансового контроля. Это позволит скоординировать и согласовать действия функциональных подразделений, предотвратить дублирование функций и полномочий.

Основными зонами ответственности собственников и топ-менеджеров являются:

– определение цели формирования системы финансового контроля и инструментов ее достижения;

– утверждение и пересмотр основополагающих документов, регулирующих финансовый контроль в организации;

– утверждение политики и процедур по финансовому контролю;

– утверждение плана контрольных мероприятий подразделения внутреннего аудита;

– утверждение отчетности подразделения внутреннего аудита;

– общее организационное обеспечение реализации процедур финансового контроля в организации;

– взаимодействие с ревизионной комиссией и внешним аудитором;

– оценка результатов работы специализированного подразделения по внутреннему аудиту;

– контроль эффективности финансового контроля и аудита;

– инициирование внеплановых проверок наиболее рискованных областей деятельности (бизнес-процессов) организации.

Ревизионная комиссия ответственна за проведение ежегодных проверок финансово-хозяйственной деятельности организации и подготовку соответствующего отчета для общего собрания участников (акционеров), а также за внеплановые проверки (ревизии) организации.

Бизнес-подразделения при организации финансового контроля ответственны:

– за разработку плана контрольных процедур на основе единых стандартов в целях управления рисками в бизнес-процессах;

– контроль соответствия действий подразделений, находящихся в зоне ответственности, установленным параметрам эффективности;

– управление рисками бизнес-процессов;

– текущее выполнение контрольных процедур;

– оценку эффективности контрольных процедур и подготовка предложений по их совершенствованию.

Закрепить полномочия и зоны ответственности организационных звеньев следует во внутренних документах – положении о финансовом контроле, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях сотрудников. Контрольные процедуры следует сосредоточить в структурных подразделениях, отвечающих за определенные бизнес-процессы.

В рамках организационной структуры отдельные подразделения организации играют особую роль в реализации системы финансового контроля, поэтому целесообразно учитывать следующие их особенности:

– подразделение по управлению рисками при разработке политики управления рисками определяет приемлемый уровень риска; осуществляет совместную работу со структурными звеньями организации в целях сбора информации о рисках, влияющих на организацию, их оценку и ранжирование; разрабатывает карту рисков и план по их управлению; определяет обоснованный уровень риска организации; проводит мониторинг процесса управления рисками (создание системы их индикаторов по всем видам деятельности организации). Оценку эффективности процесса управления рисками в организации проводит служба внутреннего аудита;

– подразделение экономической безопасности отвечает за комплекс мероприятий: защита информации, коммерческой тайны и интеллектуальной собственности организации; контроль за сохранностью активов, пресечение несанкционированных действий со стороны персонала. При определении функций службы безопасности следует четко разграничить ее задачи с задачами внутреннего аудита (деятельность службы безопасности подразумевает оперативные действия по сбору и анализу информации о внутренних и внешних угрозах, намерениях конкурентов, проверку контрагентов и благонадежности персонала);

– подразделение внутреннего аудита основывается на ежегодном плане проведения контрольных мероприятий, выстроенном в соответствии с риск-ориентированным подходом. В непосредственные задачи подразделения внутреннего аудита входят: оценка эффективности контрольных процедур в бизнес-процессах и системы управления рисками; выявление нарушений при исполнении контрольных процедур; оценка качества регламентации бизнес-процессов в организации; контроль ликвидации выявленных в ходе аудита нарушений; поддержка и развитие методологической и нормативной базы системы внутреннего контроля, подготовка предложений по их совершенствованию. Так, деятельность подразделения внутреннего аудита предполагает плановую системную работу и основывается на оценке адекватности существующих контрольных процедур в бизнес-процессах.

Эффективность работы службы внутреннего аудита обеспечивается ее организационной независимостью, что достигается путем ее подчинения собственникам организации.

2.2. Формализация полномочий и обязанностей сотрудников при проведении контрольных процедур. Порядок и условия реализации этих процедур следует закрепить в должностных инструкциях на всех уровнях управления, а затем внедрить в деятельность организации. Формализация полномочий и обязанностей также предполагает обеспечение специалистов реальными контрольными инструментами и мотивирование их на надлежащее исполнение своих обязанностей.

2.3. Разъяснение сотрудникам организации назначения системы финансового контроля и их роли в ней. Помимо закрепленных в регламентах и должностных инструкциях полномочий по финансовому контролю, сотрудники организации всех уровней управления должны понимать свою роль в системе финансового контроля. Для решения этой задачи необходимо разъяснить сотрудникам следующее:

– цели, задачи системы финансового контроля и ее важность для достижения организацией своих стратегических и оперативных целей;

– порядок выполнения сотрудниками функций в области финансового контроля в рамках своих ежедневных обязанностей.

Подобные действия способствуют повышению уровня компетентности специалистов всех функциональных подразделений организации в области системы финансового контроля, что позволяет сделать ее внедрение результативным.

3-м этапом формирования системы финансового контроля в организации является формализация процесса анализа и контроля финансовых рисков. Создается полный цикл идентификации, оценки и реагирования на риски, при этом управление рисками должно стать частью процессов принятия решений на всех уровнях управления организации. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

– идентифицировать риски, связанные с различными бизнес-процессами организации и способные привести ее к значительным финансовым потерям. Необходимо описать и классифицировать идентифицированные риски;

– провести оценку выявленных рисков по вероятности их реализации и уровню потенциального ущерба [5, с. 16], ранжировать риски по степени влияния на бизнес организации, составить карту рисков и расставить приоритеты при разработке плана предупредительных мероприятий;

– разработать и внедрить мероприятия по управлению рисками, по своевременному и адекватному реагированию на уже реализовавшиеся риски;

– проводить мониторинг текущего статуса имеющихся рисков и контролировать исполнение корректирующих мероприятий [4, с. 80–89].

В процессе управления рисками необходимо закрепить значимые риски за владельцами бизнес-процессов – сотрудниками организации, которые в рамках своих функциональных задач будут нести за них персональную ответственность. Владельцы рисков проводят их регулярный мониторинг, обеспечивая соблюдение установленных лимитов и представление отчетности о мероприятиях по их управлению.

Внедрение контрольных процедур для рисков, ведущих к существенным финансовым потерям, предполагает создание дополнительных уровней согласования, распределение сфер ответственности, а также документальное оформление.

4-м этапом формирования системы финансового контроля в организации является создание условий для последующей оценки эффективности системы финансового контроля в организации в целях выработки рекомендаций по ее совершенствованию. Данный этап предполагает доработку внутренней нормативной базы по основным аспектам, в которых должна быть задействована система финансового контроля в организации, включая будущие проверки выполнения регламентов и должностных инструкций, оценку эффективности управления рисками и контрольных процедур, оценку качества информационной среды. Оценка текущего состояния системы финансового контроля в организации позволяет определить, выполняет ли корпоративная система финансового контроля возложенные на нее задачи. Для этого проводится тестирование и качественная оценка контрольных процедур.

В целом достижение поставленных целей при формировании системы финансового контроля в организации обеспечивается качественным проведением всех вышеперечисленных мероприятий. Формирование системы финансового контроля в организации играет весьма существенную роль в повышении прозрачности и эффективности не только финансовой, но и прочих видов деятельности организации, а следовательно, в укреплении ее финансового положения.

Эффективность управления, координация между функциональными направлениями бизнеса и согласованность действий его собственников и менеджеров во многом обусловлены качеством проведения процесса финансового контроля в организации.


Библиографическая ссылка

Пионткевич Н.С. ФОРМИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ В ОРГАНИЗАЦИИ // Фундаментальные исследования. – 2018. – № 2. – С. 139-143;
URL: https://fundamental-research.ru/ru/article/view?id=42089 (дата обращения: 27.11.2021).

Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»
(Высокий импакт-фактор РИНЦ, тематика журналов охватывает все научные направления)

«Фундаментальные исследования» список ВАК ИФ РИНЦ = 1.074