Компания способна завоевать лидирующее положение в бизнесе при условии, что она координирует все свои действия ради того, чтобы поставлять потребителям более качественную продукцию (оказывать услуги на более высоком уровне), чем конкуренты, опережать их по себестоимости и технологическому превосходству.
Отличительной чертой таких организаций является глубокое знание собственных процессов производства, обеспечения ресурсами, менеджмента, анализа, а также эффективное управление ими.
Чтобы получить правильную цепочку процессов, требуется привлечение профессионалов, детально изучивших процессы производства. Следует отметить важность не только теоретической специальной подготовки, но и практического опыта работников анализируемой компании.
Деятельность, использующая ресурсы и управляемая с целью преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс.
Разбиение рекомендуется производить таким образом, чтобы выход одного процесса являлся входом следующего. При этом чётко прослеживаются внутренние потребители, производители, а также их связи.
У руководства организации появляется возможность определить владельца каждого процесса и возложить ответственность за выполняемые действия, при необходимости предусмотреть формы документирования результатов.
Одновременно на этапе разбиения подсистемы на элементы удобно выделить точки, в которых должен производится контроль, определить методы, средства и исполнителей.
Для правильного определения контрольных точек (под которыми подразумеваются моменты времени, в которые необходимо проверять те или иные параметры) необходимо рассмотреть каждый выделенный процесс.
С помощью разделения какой-либо конкретной деятельности на процессы удаётся выявить как сильные, так и слабые стороны организации, найти точки, в которых необходимо произвести коррекцию.
Важным фактором является преодоление, как избыточности, так и недостаточности контроля.
Процессный подход применим не только к управлению целой системой (деятельность предприятия, например, в области качества в целом), но и к управлению её элементами.
Анализ практического применения процессного подхода показывает, что он помогает поддерживать в рабочем состоянии и улучшать процессы производства и оказания услуг, даёт организации уверенность в собственных силах и возможность совершенствования.