Развитие научно-исследовательской деятельности университета зависит от множества факторов. Одним из важных является активность сотрудников и подразделений вуза в области подачи заявок на различные конкурсы и фонды, для получения финансирования на проведение научных исследований. Высокая активность научных сотрудников в этом направлении дает возможность реализовывать новые проекты, которые в свою очередь способствуют привлечению в вуз дополнительного финансирования, получению значимых научных результатов, востребованности подготавливаемых научных кадров и привлечению новых. Поэтому задача формирования в вузе благоприятной среды, способствующей реализации научных интересов сотрудников за счет получения финансирования из внешних источников, в том числе получение научных грантов из различных фондов, является очень актуальной. Для ее решения необходимо организовать ряд бизнес-процессов, направленных на информирование сотрудников университета о новых конкурсах, помощь и консультирование сотрудников при оформлении заявки, а также сбора необходимых подписей и справок. Таким образом, важно не только увеличить количество заявок, подаваемых от вуза, но и обеспечить их качественное содержание. Это можно решить с помощью использования возможностей информационных технологий в организации процесса подачи заявок. Применение ИТ позволит организовать пользователям помощь в приня- тии решений.
В Университете ИТМО помощь сотрудникам при подаче заявок на внешние конкурсы и оформлении комплекта соответствующих документов осуществляет отдел информационного сопровождения открытых конкурсов для государственных и муниципальных нужд (далее ОИСОК). Специалисты данного отдела публикуют объявления в новостной ленте портала ИСУ [5] для сотрудников вуза о различных конкурсах для подачи на научные гранты, проводят первичную обработку заявок и оказывают помощь сотрудникам вуза при оформлении документов для участия в конкурсе. На данном этапе выполняется первичная проверка заполненных форм на наличие ошибок, а также все ли требования к разделам форм заявки учтены, выполнены ли все требования конкурсной документации, полная ли комплектность подготовленных документов.
Нахождение формальных ошибок в подаваемых на конкурс проектах – ответственная и трудоемкая задача. Как правило, специалистам приходится обрабатывать большое количество заявок в последнюю неделю перед закрытием конкурса. К данным трудностям добавляется также возможность одновременного закрытия нескольких конкурсов в течение недели. В таких условиях трудно организовать процесс качественной проверки заявок. Использование информационных технологий, а в частности разработка автоматизированной системы проверки документов, которая будет проверять наиболее часто встречаемые ошибки и помогать пользователю в принятии решений, дает возможность повысить качество подаваемых заявок. Для этого необходимо разработать методы и алгоритмы для автоматизации процесса, использовать имеющийся практический опыт создания систем поддержки принятия решений, а также практику их внедрения в сфере образования.
На сегодняшний день существуют системы, через которые формируются заявки для участия в различных конкурсах, проводимых фондами, например Российский научный фонд, Дирекция ЦНТП, Российский фонд фундаментальных исследований, Российский Гуманитарный научный фонд. Заявка формируется при заполнении интерактивных форм на сайте. Как правило, наиболее частые вопросы и ответы обрабатываются и публикуются на сайте, на котором размещена конкурсная документация [6].
Данные системы подачи заявок позволяют пользователям избегать основных ошибок при заполнении интерактивных форм, проверяют внесена ли информация во все разделы заполняемых форм. Но такие системы не помогают пользователям в принятии решений, которые позволят подготовить более конкурентоспособную заявку.
На основе проведенного анализа существующих исследований по организации информационных систем обучения и помощи в принятия решений и процесса подачи заявок через ОИСОК были разработаны подходы, которые позволят облегчить процесс проверки заявок и выявления наиболее типичных ошибок при их составлении за счет применения информационных технологий. Основная идея используемых подходов заключается в том, что сотрудник университета при подаче заявки на конкурс сам регистрирует ее в ИСУ, заполняя карточку с основной информацией о заявке. При сохранении карточки система проверяет ее на правильность заполнения основных полей, в случае необходимости выдает пользователю сообщение об ошибках и необходимости внесения изменений или рекомендаций по изменению заявки для повышения ее конкурентоспособности. Проверка правильность заполненных полей выполняется при помощи методов контроля целостности данных в информационных системах [3, 4].
Для каждого конкурса могут быть настроены свои уникальные правила проверки исходя из условий конкурсной документации. В рамках данной работы были предложены следующие информационные характеристики для определения правил проверки:
- Название. Наименование правила проверки.
- Тип правила проверки. Может принимать два значения: ограничение или рекомендация. В случае если будет нарушено правило с типом ограничение, то система выведет сообщение и не позволит сохранить карточку заявки, пока она не будет изменена так, чтобы правило проверки выполнялось. В другом случае система выведет сообщение о рекомендации изменить заявку, а итоговое решение останется за пользователем.
- Условие проверки. Задается при помощи языка SQL и возвращает два возможных значения логического типа: истина или ложь.
- Описание. Подробное описание правила проверки.
- Предупреждение. Текст сообщения, выводимого пользователю в случае нарушения правила.
- Конкурс. Информация о конкурсе, для которого задается правило.
Выбор структурного языка SQL для задания условий проверки был обусловлен тем, что в качестве СУБД используется ORACLE DATABASE. По этому SQL запросы будет удобно использовать не только для проверки полей самой карточки заявки, но и обращаться к данным других сущностей, используемых в качестве справочной информации. Например, проверять возраст участников, их научные степени или должности.
На сегодняшний день сформировано порядка двадцати правил проверки заявок. Данные правила собраны на основе конкурсной документации на проведение открытого публичного конкурса на получение грантов Российского научного фонда (РНФ) и федеральной целевой программы (ФЦП). В дальнейшем данная таблица будет пополняться дополнительными ограничениями и рекомендациями в соответствии с конкурсной документацией. В табл. 1 приведены примеры нескольких правил проверки.
Таблица 1
|
Конкурс |
Название правила |
Тип |
Описание |
Сообщение |
|
ФЦП |
Проверка пересечения по исполнителям в рамках лота |
Ограничение |
Согласно требованиям КД пункт 2.2.3.1. Участник конкурса вправе подать более одной заявки на участие в конкурсе по одному и тому же лоту при условии, что в таких заявках нет совпадений по составу исследователей-исполнителей научных исследований |
Данный сотрудник уже участвует в данном лоте как исполнитель другого проекта |
|
РНФ |
Проверка на количество ключевых слов |
Ограничение |
Согласно требованиям конкурсной документации приводится не более 15 терминов |
Приводится не более 15 терминов |
|
РНФ |
Код ГРНТИ |
Рекомендация |
Приводится не более 5 кодов |
Приводится не более 5 кодов ГРНТИ |
|
РНФ |
Проверка научного коллектива на максимальное число членов научного коллектива |
Ограничение |
Согласно КД общее число членов научного коллектива (вместе с руководителем проекта) не может превышать 10 человек |
Общее число членов научного коллектива (вместе с руководителем проекта) не может превышать 10 человек |
Рис. 1
Таблица 2
|
Конкурсы |
2013 (с июля) |
2014 |
2015 |
|||
|
Подано |
Выиграно |
Подано |
Выиграно |
Подано |
Выиграно |
|
|
РНФ |
– |
– |
94 |
10 |
94 |
9 |
|
ФЦП |
16 |
4 |
42 |
14 |
46 |
10 |
|
Другие |
32 |
20 |
14 |
7 |
18 |
11 |
|
Итого |
48 |
24 |
150 |
31 |
146 |
30 |
Процесс регистрации карточки заявки сотрудником вуза в системе ИСУ устроен следующим образом (рис. 1):
Шаг 1. При открытии формы выбирается необходимый конкурс из справочника. В справочнике на момент заполнения заявки пользователю доступны только актуальные конкурсы.
Шаг 2. Заполняются все необходимые поля формы (внешний вид формы представлен на рис. 3).
Шаг 3. При сохранении заявки формируется список правил проверки заполненных полей для выбранного конкурса и с помощью данного списка выполняется автоматическая проверка заявки.
Шаг 4. В случае наличия ошибок в заполняемой форме или нарушения ограничений, настроенных для данного конкурса, пользователю выводится сообщение о необходимости изменения карточки заявки. Сохранения данных при этом не происходит, и пользователь переходит к редактированию формы на Шаг 2. Если ошибок и нарушений ограничений в форме нет, то на Шаг 5.
Шаг 5. На данном шаге выполняется анализ заполненных данных с целью предложения пользователю рекомендаций для изменения заявки по ее улучшению. В случае если рекомендации будут сформированы, то пользователю выводится соответствующее предложение. После чего пользователь может перейти к редактированию заявки, либо отказаться от рекомендаций и сохранить заявку в таком виде.
Шаг 6. После того как заявка будет полностью заполнена в системе, пользователь может отправить ее в отдел ОИСОК.
Шаг 7. После отправки заявки пользователю также необходимо распечатать из системы приложение к заявке со списком исполнителей. Данный документ имеет уникальный номер и штрих-код. Список исполнителей прикладывается к итоговому комплекту документов по заявке для передачи в отдел ОИСОК.
Последний этап данного процесса необходим для того, чтобы в системе были зафиксированы все изменения в карточке-заявке, внесенные сотрудниками, и специалисты ОИСОК могли быстро найти заявку по штрих-коду на документе.
Рис. 2
Рис. 3
Предложенный метод проверки заявок был реализован в подсистеме учета заявок. Общая схема процесса подготовки, проверки предоставления документов по заявке специалистам ОИСОК представлена на рис. 2. На рис. 3 представлен пример работы с карточкой заявки. При выполнении проверки карточки заявки было выявлено нарушение правила с типом ограничения. По результатам проверки пользователю выведена информация о том, что два исполнителя участвуют в другой заявке в этом же конкурсе, что по условиям конкурсной документации недопустимо.
Разработанная информационная система внедрена и успешно функционирует. Помимо первичной обработки заявок она также позволяет сотрудникам ОИСОК оперативно получать сведения о процессе подачи заявок, собирать аналитическую информацию для внутреннего пользования и для предоставления их в другие организации, если возникает такая необходимость. В табл. 2 представлена статистика о поданных и выигранных заявках сотрудников вуза за период с середины 2013 по 2015 г.
Предложенный метод автоматической проверки карточки заявки и модель данных позволяют проводить дальнейшее развитие системы с целью повышения качества подаваемых заявок. Дальнейшая работа по данной теме будет направлена на разработку рекомендательного сервиса, интегрированного в форму карточки заявки, предназначенного для формирования индивидуальных рекомендаций для пользователя системы, по заполнению полей заявки, формирования коллектива участников [1, 2]. Данные сервисы позволят облегчить работы сотрудников по заполнению карточки заявки, а специалистов - по ее проверке. Также планируется создание системы организации тренировки и обучения по подготовке «качественных» и «конкурентоспособных» заявок для участия в различных конкурсах.