В век новейших информационных технологий и активной инновационной деятельности традиционная – «бумажная» схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в настоящее время. Критически важной становится потребность в формализации бизнес-процессов любой организации, что позволит в дальнейшем иметь полное представление о ее осуществляемой деятельности и документообороте, выявить недостатки и определить перспективы усовершенствования процессов с применением современных информационных технологий. Разработка и внедрение новых проектов требует оценки их коммерческого потенциала, под которым понимают возможность проекта и технологии удовлетворить потребности рынка, а также возможность развития в непредсказуемой и постоянно меняющейся бизнес-среде [1].

Каждый проект коммерциализации технологий, как показывает практика, является весьма затратным. Причем затратным он может быть и по финансовым инвестициям, и по срокам разработки и внедрения. Для избегания непродуктивных инвестиций организации используют различные технологии оценки коммерческого потенциала технологических проектов [2], ведь успех коммерциализации зависит в первую очередь от выбора наиболее перспективных инновационных решений, которые позволяют организации спрогнозировать успех или неудачу от внедрения той или иной инновации, а также рационально распределить ресурсы, быть готовым к определённым изменениям и сложностям. В связи с этим в условиях глобальной конкуренции на рынке вопрос оценки коммерческого потенциала является актуальным в современных реалиях экономических отношений.

Объектом исследования являются системы электронного документооборота, их функциональность и конкурентные преимущества.

Предметом исследования является коммерческий потенциал конкурентных технических решений СЭД.

Цель исследования: оценка коммерческого потенциала и перспективности внедрения СЭД с точки зрения ресурсоэффективности и ресурсосбережения.

Для оценки коммерческого потенциала инноваций использовались такие методы исследования, как анализ внешней среды, экспертная оценка, статистические методы и прогнозирование, метод сценариев и функциональный анализ, позволяющие комплексно оценить технологические продукты.

Отсутствие автоматизированного документооборота приводит к следующим проблемам: значительные затраты времени на создание и согласование документов, высокие непроизводственные затраты рабочего времени на составление, редактирование, согласование и утверждение документов, избыточность документов, сложность поиска документов в архиве, отсутствие единой базы хранения документов, утечка информации, избыточность и потеря документов [3]. Отдельно стоит отметить огромное количество затрачиваемых бумажных ресурсов, канцелярии и краски в катриджах. Эти проблемы не позволяют компаниям эффективно вести свою деятельность и быть конкурентоспособными на современном рынке.

В зависимости от специфики деятельности компании выделяют такие виды электронного документооборота, как управленческий, производственный, кадровый, складской, бухгалтерский, конфиденциальный и секретный, технологический, архивное дело [4].

В процессе выбора системы электронного делопроизводства необходимо руководствоваться общей стратегией развития, желаемой структурой, целями и тем экономическим эффектом, которого организация ожидает от внедрения такого решения. Целью внедрения СЭД также являются: улучшение контроля исполнительской дисциплины, сокращение времени согласования документов, сокращение количества потерянных документов; уменьшение количества ошибок при работе с типовыми документами.

Отдельные функции СЭД определяются как ключевые. От того, насколько эти функции соответствуют заявленным требованиям, зависит эффективность оптимизации обычного документооборота предприятия. Процессы согласования документов и распределения задач выполняются быстрее, когда они представлены не в «бумажном», а в электронном виде. Также можно отметить появление возможности отслеживать ход работы с документами. Во время работы с системой исполнители автоматически оповещаются о новых документах. Сроки обработки документов также находятся под непрерывным контролем. Для беспрепятственного поиска и сохранности документов, а также для мгновенного доступа к ним организуются электронные хранилища, витрины. Кроме того, важным аспектом является процесс разграничения доступа к «грифованным» документам.

Также, учитывая перспективы развития организации, необходимо обратить внимание на возможность удаленной работы в системе. Важными критериями оценки системы являются: возможность быстрого внедрения; стоимость внедрения и поддержки системы; простота интерфейса и удобство пользования. К дополнительным требованиям можно отнести планшетную версию и мобильных клиентов.

Для оценки коммерческого потенциала, анализа и сравнения были отобраны четыре СЭД. Отбор осуществлялся на основании количества реализованных проектов в этих системах.

Таблица 1

Рейтинг СЭД по количеству внедренных проектов

К началу декабря 2018 г. согласно данным базы проектов TAdviser, лидерами по числу внедренных проектов стали системы: DirectumRX, Decision, ELMA, «Дело» [5], рейтинг которых приведен в табл. 1. Здесь же представлено количество проектов, которые внедрены в течение года, что характеризует процесс внедрения проектов в динамике.

Стоит заметить, что данные цифры не являются точным числом внедрений, а лишь учитывают крупные проекты. Тем не менее становятся очевидны четыре явных лидера на рынке СЭД, которые с большим отрывом оставляют позади себя такие известные СЭД, как 1С: Документооборот-8 и Microsoft SharePoint. Кроме того, из таблицы видна некоторая динамика изменения числа внедрений проектов для разных компаний. По этому показателю явно лидируют Directum RX и ELMA, причем, сравнивая данные за 2017 и 2018 гг., видно, что ELMA за счет увеличения внедрений обогнала DocsVision, а ТЕЗИС (Haulmont) поднялся выше 1С: Документооборот 8.

Система электронного документооборота Directum

СЭД Directum – это система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management) [6], к функциональным преимуществам которой можно отнести не только расширенный перечень бизнес-решений, но и такие функции, как настройка работы со штрих-кодовыми метками, удобные напоминания, широкий выбор данных из представленных в базовой конфигурации справочников, возможность предпросмотра файловых хранилищ, вложенных файлов, а также наличие мастеров для создания документов, работающих в интерактивном режиме.

Для обработки документов и выполнения заданий во всех режимах работы системы Directum можно настроить соответствующий интерфейс. Система сохраняет свою информативность даже в режиме замещения. Работать с файлами возможно онлайн. Существует интеграция заданий с календарём MS Outlook. Настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации, а также прозрачность процессов документооборота являются несомненным плюсом СЭД.

Directum позволяет предоставлять требуемую информацию о подразделениях и сотрудниках, причем работая одновременно с базами данных для нескольких компаний. Защита данных в системе Directum осуществляется при помощи аутентификации по логину и паролю, а также аккаунту Windows. Доступ к информации осуществляется на уровне папки, файла и справочника, причем разрешается коллективный доступ к ним, для некоторой группы пользователей. Передачу прав можно настроить. В системе применяется ЭЦП и шифрование.

Подходящей версией данной СЭД может стать DirectumRX. Она предназначена для предприятий малого и среднего бизнеса, имеет привлекательную цену и всю необходимую функциональность. Цена внедрения DirectumRX складывается из того, какую лицензию покупает компания: серверную, базовую клиентскую, количества лицензий, а также того, покупаются дополнительные модули или нет. Цены на поставку системы DirectumRX представлены на рис. 1, 2 [7].

Рис. 1. Цены на базовые компоненты системы DirectumRX

Рис. 2. Цены на клиентские и дополнительные лицензии системы DirectumRX

Рис. 3. Цены на лицензии системы DocsVision

Система электронного документооборота DocsVision

Система Docsvision – это программный продукт, разработанный для проектирования автоматизированных систем управляющих документами и бизнес-процессами при принятии корпоративных решений. Система включает в себя платформу с открытыми прикладными интерфейсами, позволяющую разрабатывать приложения на заказ либо выбирать готовые с возможностью настройки параметров. Платформа является предметно-ориентированной.

Использование Docsvision позволяет осуществлять:

– управление бизнес-процессами и поддержка современных методов управления;

– автоматизацию делопроизводства;

– управление информационной безопасностью;

– поиск и анализ информации;

– мобильную работу;

– возможность интеграции ИТ-систем в рамках сквозных бизнес-процессов с учетом территориальной разобщенности предприятия;

– разработку решений при ведении бизнес-процессов и использование средств настройки для подобных разработок.

Преимуществами данной системы с точки зрения безопасности данных являются: управление доступом к документам и передачей прав на их использование, разграничение прав доступа на всех уровнях, применение электронной цифровой подписи и шифрования. Недостатки системы заключаются в отсутствии возможности автоматического вложения документа в задание, напоминания работают только при включенном MS Outlook. Цены на лицензии DocsVision представлены на рис. 3 [8].

Система электронного документооборота Elma

Система ELMA сочетает в себе функции классической СЭД и BPM-системы. Она позволяет исполнять построенные процессы в реальном времени, предварительно распределив ответственность за их выполнение. Однако, как показывает практика, построение процессной модели организации занимает много времени, что ограничивает сферу применения BMPS-систем, таких как ELMA. По этой причине обычно проектируются только основные или критические процессы организации, которые требуют особого контроля. Отсюда становится ясно, почему большинство BMPS-систем не поддерживают функций по генерации должностных инструкций и других административных документов. Интерфейс системы ELMA является стандартным файловым хранилищем, объединяя документы в электронный архив, что делает работу «новичков» в данной СЭД интуитивно понятной. Поиск документов осуществляется по названиям, реквизитам документа или карточки, что быстро и удобно с точки зрения пользователя. После завершения процесса поиска документов параметры поиска сохраняются в формате фильтра. Последнее позволяет быстро искать документы по сохраненным параметрам.

Защита данных от несанкционированного входа в систему осуществляется тремя основными способами: вход по токену, вход по сертификату и вход только через достоверные устройства. Авторизация в данной СЭД может происходить по технологии SSO (single sing on), а это означает, что для входа в систему понадобятся данные (логин и пароль), которые пользователь использовал для входа в операционную систему.

Цены системы ELMA зависят от ее конфигурации и представлены ниже [9].

ELMA Express на 20 пользователей – 120000 руб., на 30 пользователей – 165000 руб.

При этом в систему входит:

Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ECM+, CRM+, Проекты+.

Дополнительный модуль «Интеграция с 1С», Мобильное приложение (iOS, Android), Платформа ELMA BPM, СУБД Firebird, 10 ч консультаций с экспертом.

ELMA Standard. Одна именная лицензия стоит – 7200 руб., одна конкурентная лицензия – 18000 руб.

Эта конфигурация включает:

Платформу ELMA BPM, сервер ELMA, Дизайнер ELMA,

Внутренний портал,E LMA CRM и приложение ELMA ECM+

Кроме этого дополнительно могут быть поставлены:

ELMA CRM + стоимостью 50000 руб., ELMA KPI стоимостью 30000 руб. (1 лицензия – 2500 руб.), ELMA Проекты + стоимостью 30000 руб. (1 лицензия – 2500 руб.), мобильное приложение со стоимостью лицензии – 2500 руб.

Система электронного документооборота ДЕЛО

Система документооборота «Дело» включает в себя полный набор инструментов для управления делопроизводством. Данная СЭД довольно многофункциональна. В зависимости от особенностей организации позволяет автоматизировать традиционный документооборот и постепенно перейти на ведение только электронного документооборота, которое включает в себя полную автоматизацию документов на любом уровне, или же, если это необходимо, вести смешанный документооборот. «Дело» даёт возможность вести документ от его зарождения до списания в архив, тем самым предоставляет отслеживание полного жизненного цикла каждого документа.

– Имеет простой в работе и интуитивно понятный интерфейс.

– Поддерживается: электронная подпись (ЭП), которая является равнозначной подписи клиента, ее создание и проверка; шифрование сообщений с помощью алгоритмов асимметричного шифрования; штампы времени; поддержка всех криптопровайдеров, используемых в РФ.

– Возможен веб-доступ и, как следствие, использование полноценного удаленного доступа к документам; процесс раздачи поручений, их согласование, контроль исполнения и поиск.

Рис. 4. Стоимость лицензий на систему «ДЕЛО»

Стоимость лицензии на внедрение данной системы указана на рис. 4 [10].

Оценочная карта сравнения систем

Для оценки коммерческого потенциала инноваций существуют различные методики, позволяющие комплексно оценить технологический продукт, такие как:

– анализ внешней среды (отслеживание информации, которая может повлиять на коммерциализуемость инновации);

– экспертная оценка (использование экспертами различных групповых методов, таких как метод «Дельфи», метод «мозгового штурма», «шесть шляп мышления» и т.д.);

– статистические методы и прогнозирование (отслеживание новых технологий и потенциальных изменений на инновационном рынке, после чего применение экстраполяции);

– метод сценариев (создание различных альтернативных путей развития инновационных продуктов и рынка в целом);

– функциональный анализ (рассмотрение инновационного продукта как системы, которая состоит из различных функциональных блоков (элементов), каждый из которых выполняет определённую функцию. Примером может являться интеграция с другими продуктами или новизна технологии).

Для того чтобы оценить коммерческий потенциал инновационного проекта, различные организации стараются применять сразу несколько методов оценки. Делается это с целью компенсации недостатков, присущих разным методам и для дополнительного учета тех показателей, которые не присущи какому-то одному из них. В данной статье для технико-экономического обоснования значимости коммерческого потенциала использовался функциональный метод и метод экспертной оценки. Были отдельно выделены 8 наиболее важных технических и 2 экономических критерия оценки ресурсоэффекивности ранее рассмотренных СЭД. На первом этапе с помощью методов экспертной оценки были распределены веса для каждого критерия из расчёта итогового значения равного единице. Веса распределялись в зависимости от важности того или иного критерия. Одновременно с этим была произведена оценка согласованности суждений экспертов методом простого ранжирования [11]. Сводная таблица результатов приведена ниже (табл. 2). В ней наиболее важный критерий – ris оценивался цифрой 1, наименее важный цифрой 10, i – номер критерия, s – номер эксперта.

Для оценки согласованности был определен коэффициент конкордации [11]. Для чего сначала для этого случая были вычислены суммы рангов по каждой строке – ri

После чего был определен средний ранг – и коэффициент – S по формулам, приведенным ниже:

Таблица 2

Сводная таблица результатов