Scientific journal
Fundamental research
ISSN 1812-7339
"Перечень" ВАК
ИФ РИНЦ = 1,222

SPECIFIC FEATURES OF SYSTEM OF INFORMATION LOGISTICS OF BUSINESS STRUCTURES DEPENDING ON THE ECONOMIC ACTIVITIES KIND

Greyz G.M. 1 Kuzmenko J.G. 1 Khateev I.V. 1
1 South Ural state university
В исследовании рассмотрены особенности системы информационной логистики (СИЛ)малых предприятий в зависимости от вида экономической деятельности. Выбор конкретных видов экономической деятельности основывался на доле числа малых предприятий в данном секторе экономики. В качестве ключевых сфер экономики выделены в порядке убывания: оптовая и розничная торговля, производство, строительство. Для предприятий данных секторов экономики дается описание специфических бизнес-процессов, и рассматриваются информационные системы, способные оптимизировать указанные процессы. Отдельно рассматриваются системы информационной логистики, реализующие бизнес-процессы, которые осуществляются на предприятиях независимо от вида экономической деятельности. Для систематизации различных логистических информационных систем в соответствии с выполняемыми бизнес-процессами авторами статьи разработана матрица соответствия систем информационной логистики малых предприятий специфике их экономической деятельности.
In research features of system of information logistics of small enterprises depending on economic activities kind are considered. The choice of concrete kinds of economic activities was based on a dale of number of small enterprises in the given sector of economy. As key spheres of economy are allocated in decreasing order: wholesale and retail trade, manufacture, building. For the enterprises of the given sectors of economy the description of specific business processes is given, and the information systems, capable to optimise the specified processes are considered. The systems of information logistics realising business processes which are carried out at the enterprises irrespective of economic activities kind are separately considered. The matrix of conformity of systems of information logistics of small enterprises is developed for ordering of various logistical information systems according to carried out business processes by authors of article to specificity of their economic activities.
business structures
information logistics
economic activities kinds
automation business of processes
automation of business processes
information technologies
information systems
wholesale and retail trade
manufacture
building
1. Vorotnikova T.V. Sistema upravlenija material’nymi potokami v proizvodstve [Control system of material streams in manufacture]. Voronezh, VGTU, 2002, monograph. рp. 19.
2. Romanova A.N., Odincova B.E. Informacionnye sistemy v jekonomike [Information systems in economy]. Moscow, Vuzovskij uchebnik, 2008. рp. 411.
3. Titorenko G.A. Informacionnye sistemy v jekonomike [Information systems in economy]. Moscow, JuNITI-DANA, 2008. рp. 463.
4. Trofimova V.V. Informacionnye tehnologii [Information technologies]. Moscow, Jurajt; 2011. рp. 624.
5. Korotkov A.B. Integrirovannye informacionnye sistemy v biznese [The integrated information systems in business]. Moscow, 2006. рp. 640.
6. Romanov A.N., Odincova B.E. Informacionnye sistemy v jekonomike [Information systems in economy]. Moscow, Vuzovskij uchebnik, 2008. рp. 411.

Согласно распределению малых предприятий по видам экономической деятельности, наибольшая доля предприятий приходится на оптовую и розничную торговлю. Как следствие, именно эта группа предприятий представляет наибольший интерес для изучения.

Отметим, что особенности СИЛ малых предприятий в различных видах экономической деятельности обусловлены особенностями их бизнес-процессов.

Основными бизнес-процессами в торговле являются:

– процесс планирования и управления движением товара;

– закупка товаров у производителей и поставщиков;

– процессы хранения полученного товара;

– перемещение товара в отделы, магазины и представительства;

– обеспечение контроля за передвижением товаров [2].

Систему информационной логистики малого торгового предприятия можно представить в виде многофункциональной сети, обеспечивающей информационное взаимодействие между системами организации, охватывающее основные бизнес-процессы.

Связь между элементами системы информационной логистики малого торгового предприятия обеспечивается посредством локальной или глобальной сети. Функциями СИЛ торгового МП в транспортно-складской сфере являются:

– планирование транспортных потоков;

– планирование и оптимизация складских запасов;

– планирование доставки товаров от поставщика торговым предприятиям, представительствам и торговым подразделениям компании;

– анализ деятельности перевозчиков и определение затрат на перевозки;

– заключение договоров с транспортными предприятиями;

– учет складских операций;

– учет движения товаров через центральный склад компании и склады представительств;

– формирование маршрутов доставки продуктов от поставщиков и доставка их в адрес торговых предприятий и торговых подразделений компании [6].

Следующей ключевой сферой экономических интересов малых предприятий является производство. Для выявления особенностей информационного пространства производственных малых предприятий необходимо определить круг задач и выявить характерные для производства бизнес-процессы.

В круг основных задач, которые должна выполнять система информационной логистики производственного малого предприятия, входят:

– планирование объемов работ и разработка календарных планов;

– оперативный контроль и управление производством;

– анализ работы оборудования;

– участие в формировании заказов;

– управление запасами [4].

Системы информационной логистики по управлению производством выделены в обособленный класс – MES-систем. MES – (ManufacturingExecutionSystem) – исполнительная система производства, автоматизированная система управления производства, информационно-вычислительная система. Системы такого класса решают задачи синхронизации, координируют, анализируют и оптимизируют выпуск продукции в рамках какого-либо производства в режиме реального времени [3].

Следует различать MES и ERP-системы – они обслуживают различные уровни информационной структуры. Это вызвано различием в наборе их основных функций. MES-системы обеспечивают оперативное планирование, а ERP-системы реализуют долговременное планирование [6].

Специалисты в области информационных технологий отмечают, что в ERP-системах содержится слишком большой объем информации административного и финансового содержания, поэтому изменение планов не может производиться часто, как правило, не чаще одного раза в сутки. Некоторые производители ERP-систем в настоящее время вводят в свои программные разработки модули, отвечающие за планирование производства. Однако скорость их реакции не отвечает требованиям производства и не позволяет достичь эффективности, предлагаемой MES-системами.

Наряду с этим, MES-системы в большей степени интегрированы в структуру управления производством и обладают большим объемом производственной информации, что позволяет вносить корректировки и даже полностью переделать производственный план в течение рабочей смены столько раз, сколько это потребуется [1].

Таким образом, MES-системы обеспечивают большую эффективность производства и повышают его рентабельность за счет более оперативной реакции на внешние изменения, а также в результате применения математических методов для повышения степени выполнения плановых заданий.

Следующим по численности сектором в структуре малых предприятий по сферам экономической деятельности является строительный сектор. Модель функционирования строительного предприятия строится на следующих бизнес-процессах:

– проведение преддоговорной работы с заказчиком;

– поставка строительных материалов;

– строительство объектов недвижимости;

– сервисное обслуживание [5].

Система информационной логистики малых предприятий в сфере строительства должна поддерживать деятельность предприятия на всех этапах. В состав этих этапов включают: этап технико-экономического обоснование проекта; инвестиционный; этап проектировании; этап реализации – строительство.

Среди всех систем информационной логистики можно, на наш взгляд, выделить несколько универсальных, которые должны существовать на любом предприятии вне зависимости от сферы экономической деятельности. Основными из них являются:

1. Информационные системы маркетинга.

2. Финансовые и учетные информационные системы.

3. Кадровые информационные системы. 4. Системы автоматизации делопроизводства.

5. Системы автоматизации складских процессов.

Рассмотрим данные системы более подробно.

1. Информационные системы маркетинга, или маркетинговые информационные системы (МИС), можно определить как набор взаимосвязанных процедур и методов, объединенных для сбора, анализа и распределения информации, необходимой для принятия решений в сфере маркетинга на постоянной основе.

Главной задачей МИС является обработка консолидированных данных о состоянии объекта маркетинга, также о протекающих в среде маркетинга процессах и преобразование их в формат, который необходим и воспринимаем менеджментом, для проведения оценки состояния объекта маркетинга, оценки изменений на рынке и моделирования этих изменений.

В основе системы анализа маркетинговых данных лежат статистические банки данных и наборы моделей.

В настоящее время в качестве информационных систем, которые обеспечивают эффективную ориентацию на рынок, используются системы класса CRM (customerrelationshipmanagement – управление взаимоотношениями с клиентами). Такие системы были разработаны в середине 90-х годов [6].

CRM формируют стратегию предприятия в сфере взаимодействия с потребителями на всех организационных этапах: реклама, продажи, доставка, послепродажное обслуживание, дизайн и производство новых товаров, выставление счета и т. д. CRM основывается на применении современных управленческих и информационных технологий, которые обеспечивают аккумулирование информации о своих потребителях на всех стадиях жизненного цикла и использование данных для решения задач предприятия благодаря построению долгосрочных и взаимовыгодных отношений с клиентами.

Развитие CRM-систем в России находится на начальной стадии. Главный упор в продвижении CRM-технологий делается на возможности ведения непрерывного взаимодействия с клиентами по вопросам, касающимся продвижения, продаж и поддержки продуктов и услуг, т.е. на операционной активности. Не менее важную роль в реализации CRM-стратегии играют инструменты, которые должны обеспечить как оперативный, так и стратегический анализ, а также оценку ситуации и поддержку принятия управленческих решений в области маркетинга [6].

2. Финансовые и учетные информационные системы. Система информационной логистики финансового обеспечения представляет собой процесс постоянного, имеющего определенную направленность подбора конкретных показателей, предназначенных для проведения анализа, осуществления планирования и подготовки принятия эффективных управленческих решений по всем аспектам финансовой деятельности предприятия. Информационная система управления финансовыми ресурсами должна обеспечивать требуемой информацией не только персонал управленческого звена и всех собственников предприятия, но и удовлетворять запросы определенного круга внешних пользователей информации.

Отметим, что круг интересов внешних и внутренних потребителей информации, входящей в информационную систему финансового менеджмента, существенно различается. Внешние пользователи, как правило, запрашивают лишь некоторую часть информации, которая определяет результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия и дает возможность оценить финансовое положение.

Внутренние пользователи, как правило, используют в своей работе более значительный объем данных о финансовом состоянии предприятия, которые могут содержать коммерческую тайну. Помимо этого, они оперируют расширенным кругом финансовых показателей, расчет которых производится, в том числе, и использованием внешних данных, входящих в информационную систему управления финансовыми потоками.

Высокая роль финансовой информации в подготовке и принятии эффективных управленческих решений предъявляет соответственно высокие требования к ее качеству при формировании информационной системы финансового менеджмента.

3. Кадровые информационные системы. Автоматизированная система управления кадрами предоставляет возможность ведения учет персонала, издания и регистрации приказов по личному составу, планирования графика отпусков, получения всевозможной справочно-аналитической информации и способствует решению многих других задач. Программные комплексы управления человеческим капиталом способствуют не только оптимальному распределению трудовых ресурсов, но также являются источником сведений как корпоративного, так и индивидуального характера.

Информационные системы учета персонала разрабатываются на функциональной базе программ учета заработной платы. В ходе дальнейшего развития данных программ значительно расширился их функционал, поскольку возникла необходимость качественных изменений в работе службы управления кадрами. Повышение эффективности работы персонала, рост профессиональных навыков специалистов по управлению персоналом привели к тому, что деятельность по управлению персоналом становится все более технологичной, системной и качественной.

К настоящему времени разработано достаточно много информационных систем управления персоналом, в числе которых присутствуют как комплексные программы, охватывающие весь круг задач управления человеческим потенциалом, так и узкоспециализированные решения.

Следует отметить, что, несмотря на постоянное совершенствование и снижение стоимости, вопрос автоматизации управления персоналом не является приоритетным на большинстве малых предприятий. Как правило, в первую очередь требуется автоматизация бухгалтерского, налогового, производственного и оперативного учета.

4. Система автоматизации делопроизводства. Автоматизация документооборота становится ключевым средством оптимизации внутренних процессов организации. Она дает новые возможности по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений .

Как показывает практика, при внедрении системы информационной логистики автоматизации документооборота возникают определенные трудности. Существуют общие, встречающиеся практически на любых предприятиях проблемы, которые необходимо решать в процессе реализации, внедрения и сопровождения систем электронного документооборота. К ним относятся:

– Консерватизм персонала, который выражается в нежелании обучаться и переобучаться, боязни прозрачности деятельности службы делопроизводства, которая является результатом внедрения системы электронного документооборота.

– Нежелание в работе с документами пользоваться персональными компьютерами, просматривать и редактировать документы.

– Периодические структурные перестроения в организации и низкий уровень формализации бизнес-процессов делопроизводства.

– Невозможность придания юридической силы документам, но в связи с принятием федерального закона об электронной подписи эта проблема теряет свою значимость.

– Проблема взаимодействия с внешними документопотоками, которые, как правило, основаны на бумажном документообороте, их обработка требует дополнительных материальных и временных затрат [6].

5. Система автоматизации процессов складирования. Складские логистические процессы требуют синхронной работы по снабжению запасами, обработке грузов и фактического распределения заказов. Они распространяются на все главные рабочие процессы, которые рассматриваются на микроуровне. Логистический складской процесс намного шире технологического и включает в себя процессы по снабжению запасами, контролю поставок, приемке и разгрузке товаров, транспортировке и внутрискладскому перемещению грузов, хранению и складированию грузов, формированию заказов клиентов, а также по отгрузке, экспедиции и транспортировке складских грузов.

Работу информационной системы складской логистики необходимо рассматривать с учетом всех взаимозависимостей и взаимосвязей. Ключевой целью процессов снабжения запасами является обеспечение минимального объема товаров и материалов на складе при сохранении возможности его переработки в конкретный момент времени в целях обеспечения полного выполнения портфеля заказов. Определение потребности в закупке должно быть основано на учете мощностей склада и при непосредственном согласовании со службой маркетинга.

Разработка информационной системы складской логистики базируется на выборе рациональной модели из некоторого числа альтернативных моделей систем, с целью выполнения поставленных задач. В процессе выбора модели выявляются взаимосвязанные элементы, которые обособляются в отдельные модули или подсистемы по видам складирования, применяемому для обслуживания склада оборудованию, схемам комплектации, организации перемещения грузов, обработке информации, складируемых товарных единицах и самого устройства здания склада, которое рассматривается с учетом его конструктивных особенностей.

Многовариантность информационной системы складской логистики увеличивает сочетание различных комбинаций элементов, составляющих основные модули. Это означает, что выбор высокоэффективных вариантов проводится с учетом заранее определенной последовательностью бизнес-процессов при технико-экономической оценке каждого из них.

Таким образом для оптимизации затрат на создание или совершенствование систем информационной логистики малых предприятий различных видов экономической деятельности необходимо, прежде всего, определить круг решаемых ими функциональных задач. В этом случае модель управления может быть адаптирована под стандартные системы информационной логистики или их модули.

Для построения модели системы информационной логистики малых предприятий каждому бизнес-процессу должен соответствовать определенный модуль СИЛ. В результате компоновки отдельных модулей составляется оптимальная модель СИЛ, с последующей проверкой ее экономической эффективности. Данный подход представлен в виде матрицы соответствия в таблице.

Матрица соответствия систем информационной логистики малых предприятий специфике их экономической деятельности

Бизнес-процессы предприятия

Малые предприятия по видам экономической деятельности

Оптовая и розничная торговля

Производство

Сельское хозяйство

Строительство

Гостиницы и рестораны

Транспорт и связь

Операции с недвижимостью

Системы информационной логистики или их модули

Управление персоналом

Информационная система учета кадров

Управление продажами

СИЛ в торговле

Модуль – управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Управление производством

-

Система информационной логистики по управлению производством (MES)

Модуль –управление проектами

Управление закупками

-

Система управления закупками (ERP)

 

Управление запасами

Информационная система складской логистики

Управление документооборотом

Информационная система автоматизации делопроизводства

Управление финансами

Информационная система финансового менеджмента

Корпоративное управление

Система информационной логистики управления предприятием (ERPII)

Управление маркетингом

Маркетинговая информационная система

Рецензенты:

Захарова Е.А., д.э.н., доцент, профессор кафедры управления сельскохозяйственным производством ФГБОУ ВПО «Челябинская государственная агроинженерная академия», г. Челябинск;

Лысенко Ю.В., д.э.н., доцент, профессор, заведующий кафедрой «Экономика и управление на предприятии», ФГБОУ ВПО «Российский государственный торгово-экономический университет», г. Челябинск.

Работа поступила в редакцию 07.03.2013.