Одним из основных компонентов управления проектами является управление коммуникациями [4]. При выполнении международных проектов задача управления коммуникациями усложняется, поскольку в ней дополнительно появляются межъязыковые коммуникации, значительная часть которых представлена письменными межъязыковыми коммуникациями (ПМК). «Объем сообщений электронной почты, служебных записок или официальных документов в ходе проектов намного превышает другие формы коммуникаций для руководителей проектов», утверждают авторы работы «Руководство по коммуникациям в управлении проектами» [5]. Кроме количественного преобладания письменной формы, она доминирует и в качественном отношении, являясь наиболее ценным компонентом межъязыковых коммуникаций, поскольку фиксирует решения, договоренности, юридические и финансовые отношения и обязательства, чего нельзя сказать об устной форме коммуникаций. При межъязыковых коммуникациях в схеме доставки сообщения от его источника к получателю появляются дополнительные элементы, обусловленные необходимостью в переводе сообщения на другой язык [3]. Эти элементы вызывают задержки коммуникаций и вносят помехи в сообщения, пересылаемые по каналам ПМК.
Под каналом ПМК мы понимаем комплекс средств, необходимых для передачи письменных форм межъязыковой коммуникации от источника к получателю (рис. 1).
Совокупность каналов образует сеть ПМК, как показано на рис. 2 на примере международного проекта с использованием четырех языковых пар, где сеть построена по централизованной звездообразной схеме.
Рис. 1. Схема канала ПМК
Рис. 2. Пример сети ПМК в проекте с одной языковой парой
В узлах ПМК происходит обработка сообщений, поэтому в сетях ПМК узлы являются «узкими местами», которые могут вносить задержки и искажения в коммуникации. В настоящей работе мы рассматриваем проблемы, с которыми сталкивается служба управления проектами при организации работы узлов сети ПМК, независимо от конфигурации сети, которая может принимать различные формы [1].
Процесс обработки сообщения в узле состоит из подготовительного этапа (анализ полученного сообщения, планирование и распределение работы по его переводу), этапа перевода и этапа заключительных операций (редактирование перевода и выходной контроль, оформление законченного объекта ПМК, его регистрация в системе учета и доставка получателю). Время, необходимое для этого процесса, определяется уравнением
(1)
где raи rf− скорости выполнения предварительных и заключительных операций, в которые входят выходной контроль, оформление законченного объекта ПМК, его регистрация в системе учета и доставка получателю; 
– скорость работы i-го переводчика, слов/ч., N – объем текста (слов); n – количество переводчиков, обрабатывающих текст. Значения коэффициентов a = 0,2943, b = 0,2066, ra = 2000, rf = 2000 получены эмпирически. Таким образом,
(2)
На рис. 3 показан полученный из уравнения (2) график зависимости времени перевода текстов различного объема от размера группы переводчиков с одинаковой средней скоростью перевода rt.
Для обработки сообщения в заданный срок необходимо иметь в узле ПМК достаточный ресурс. Величину этого ресурса удобно выражать в количестве эквивалентов переводческой единицы (ЭПЕ), численно равных объему текста V0 (в словах), который может обработать узел с участием одного переводчика за единицу времени T0 (ч) с учетом расхода времени на вспомогательные операции (подготовку текста, редактирование и т.д.)
1 ЭПЕ = V0/T0. (3)
Расчетная величина ресурса, который необходимо иметь в узле ПМК для обработки каждого поступающего сообщения, может быть найдена по номограмме, построенной на основе формулы (2) (рис. 4).
Пропускная способность канала в любой момент t определяется имеющимся ресурсом и описывается уравнением
где R0 – максимальная пропускная способность узла (в отсутствие сообщений); – ресурс, задействованный для обработки за время Ti каждого сообщения, имеющего объем Vi и находящегося в момент t в узле. Если в момент t приходa нового сообщения m пропускная способность C(t) < Vm/Tm, то сообщение m ставится в очередь.
Рис. 3. Зависимость продолжительности перевода от размера группы переводчиков
Рис. 4. Номограмма для определения ресурса, необходимого для обработки сообщения в заданный срок
Пример изменения пропускной способности узла во времени показан на рис. 5. Из примера видно, что на участке от 7 до 8 часов ресурс недостаточен для обработки третьего сообщения, поэтому оно ставится в очередь и начало его обработки сдвигается на час. Избежать задержки можно путем выделения дополнительного ресурса на обработку других сообщений, например, сообщения 2, отведя ему вместо минимально необходимых двух ЭПЕ четыре в последние два часа обработки (рис. 6).
Второй прием позволяет избежать задержки коммуникаций и образования очередей, используя простаивающий ресурс, для чего необходимо прогнозировать объемы сообщений и интенсивность их потоков.
Статистические исследования распределения объемов текстов были проведены нами на выборках, составленных из представленной на перевод проектной документации [2]. В таблице показаны результаты анализа двух выборок: документов инженерно-строительной компании FD и консалтинговой фирмы МcK. В первую выборку вошли 1630 документов с суммарным объемом 5 051 719 словоупотреблений, вторая выборка составлена из 1745 текстов общим объемом 5 586 177 словоупотреблений.
Месячный объем потока ПМК в тех же проектах находился в диапазоне от 100 до 450 тысяч слов. Эти данные позволяют рассчитать среднюю нагрузку на узлы ПМК и планировать их пропускную способность. Следует учесть, что в проектах бывают резкие броски интенсивности потоков коммуникаций. Эти броски возникают, например, в момент наступления контрольного события (milestone), такого как окончание эскизного проектирования, когда выпускается большой объем проектной документации, которую необходимо срочно перевести для обсуждения и утверждения участниками международного проекта. В таких случаях происходят перегрузки каналов ПМК, приводящие к образованию очередей.
Распределение объемов текстов проектной документации
|
Характеристики |
FD |
McK |
|
Среднеарифметический объем текста, слов |
3105 |
3201 |
|
Медиана распределения объемов, слов |
1456 |
1768 |
Рис. 5. Пример динамики изменения имеющегося в узле ресурса
Рис. 6. Устранение очереди и задержки заблаговременным выделением дополнительного ресурса
При прогнозировании интенсивности потоков сообщений необходимо учитывать график выполнения проекта, например, приближение контрольных событий, ответственных совещаний и т.п., а также недельные и суточные циклы колебаний интенсивности.
Управление пропускной способностью каналов достигается путем регулирования численности персонала, обрабатывающего сообщение, прогнозирования интенсивности потоков сообщений, а также – в случае их образования – оптимизации очередей, которая может выполняться в соответствии с принципами теории массового обслуживания.
Заключение
Правильная организация работы узлов сетей ПМК позволяет свести к минимуму задержки коммуникаций и повысить коэффициент использования ресурсов. Для достижения этой цели мы предлагаем следующие методы:
– Прогнозировать интенсивность потоков сообщений, поступающих в узел ПМК, используя статистические данные по распределению объемов поступающих материалов и динамики интенсивности потоков материалов.
– На основании прогнозов оптимизировать распределение ресурсов между сообщениями.
– Управлять очередями сообщений, если они образуются с целью оптимизации потоков сообщений.
– В случае неизбежных задержек следует согласовывать с отправителями сообщений реальную необходимость в соблюдении сроков.
Рецензенты:
Никонов О.И., д.ф.-м.н. профессор, директор департамента бизнес-информатики и математического моделирования Высшей школы экономики и менеджмента ФГАОУ ВПО «Уральский федеральный университет», г. Екатеринбург;
Криворотов В.В., д.э.н., профессор, зав. кафедрой «Экономическая безопасность» Высшей школы экономики и менеджмента ФГАОУ ВПО «Уральский федеральный университет», г. Екатеринбург.
Работа поступила в редакцию 10.01.2013.